Suivez les problèmes de projet dès qu’ils apparaissent grâce à ces modèles gratuits. Définissez la priorité de chaque problème, attribuez-le aux membres clés de l’équipe et cochez-le une fois résolu. Les problèmes sont inévitables, mais avec ce modèle de suivi des problèmes pour Excel, vous disposez d’un moyen simple et structuré pour les résoudre efficacement.

Pour télécharger gratuitement ce modèle de suivi des problèmes pour Excel, cliquez sur l’image ci-dessous.

Pourquoi un meilleur suivi des problèmes est essentiel

Lorsqu’on parle d’un problème en gestion de projet, on fait référence à une difficulté concrète liée au projet. Ce problème peut être sur le point de se produire ou être déjà en cours, mais il doit être résolu aussi rapidement que possible pour ne pas compromettre l’ensemble du projet.

Cependant, un problème est différent d’un risque dans un projet. Un risque est un événement potentiel qui n’a pas encore eu lieu mais qui pourrait perturber le projet. Un problème, lui, est imminent ou déjà présent. La distinction est subtile mais cruciale, car elle nécessite une attention immédiate. C’est pourquoi notre modèle gratuit de suivi des problèmes pour Excel est un excellent point de départ pour identifier et corriger les problèmes dès qu’ils apparaissent dans un projet.

Une fois que vous avez téléchargé et créé votre propre modèle de suivi des problèmes, vous pouvez commencer à les recenser. Il faut d’abord les identifier, bien sûr, et c’est précisément dans le modèle qu’ils seront enregistrés. Ce n’est qu’après les avoir identifiés que vous pouvez commencer à élaborer un plan d’action. Faites appel à votre équipe projet pour proposer des idées. La collaboration est un excellent moyen de résoudre un problème, car elle apporte des points de vue variés fondés sur des expériences et des compétences complémentaires.

La manière dont vous traitez un problème dépendra du type et du nombre de problèmes rencontrés dans un projet, ce qui justifie la nécessité d’un endroit pour rassembler toutes ces idées. Le modèle de suivi des problèmes permet de documenter clairement chaque étape du processus. Vous pouvez également essayer un logiciel de suivi de projet pour centraliser la gestion des risques, des problèmes, des coûts et bien plus encore au même endroit.

Il est essentiel de mettre en œuvre des stratégies d’atténuation des risques rapidement, et le modèle de suivi des risques vous permet de le faire de manière systématique et transparente. Ce modèle est également très utile pour gérer plusieurs problèmes et garder une vue claire d’ensemble. Vous aurez probablement plusieurs problèmes dans un projet, il est donc indispensable de disposer d’un document pour les suivre tous.

Lorsque vous gérez des problèmes, vous devez connecter vos équipes et suivre leurs progrès. Un logiciel de gestion de projet peut automatiser et apporter de la transparence à la gestion des problèmes. ProjectManager est un outil basé sur le cloud qui permet aux équipes de collaborer en temps réel. Grâce à nos tableaux Kanban, les chefs de projet peuvent créer des cartes pour chaque problème et suivre l’avancement de leur équipe à mesure que la carte passe du backlog au travail en cours, puis à terminé. Les cartes peuvent être étiquetées et filtrées par service pour mieux organiser le travail dans votre organisation. Essayez-le gratuitement dès aujourd’hui !

Comment utiliser le modèle de suivi des problèmes de ProjectManager

Une fois que vous avez téléchargé votre modèle Excel gratuit, vous pouvez le personnaliser en fonction des problèmes rencontrés dans votre projet. La première étape consiste à remplir les champs vides avec les informations pertinentes.

Décrivez le problème et son impact potentiel

C’est ici que vous répertoriez vos problèmes, il est donc conseillé de les numéroter pour éviter toute confusion. Ensuite, une colonne permet d’indiquer l’impact potentiel du problème. Décrivez le problème et la manière dont il pourrait affecter le projet, soyez précis sans être trop long.

Quelle est la priorité, la date et le responsable ?

Selon le problème, la priorité peut être faible, moyenne, élevée ou critique. C’est ici que vous la déterminez. Notez ensuite la date d’ouverture du problème. Lorsqu’il est résolu, indiquez la date de clôture dans la colonne prévue à cet effet. Assignez ensuite le problème à une personne responsable de son suivi jusqu’à sa résolution. Sans cela, le problème risque d’être oublié au milieu des autres.

Quel est le service concerné, le statut et les notes ?

Il est important d’indiquer quel service ou département est chargé de traiter le problème. Ensuite, précisez le statut du problème : est-il ouvert ou fermé ? Cette information va dans la colonne correspondante. Enfin, vous disposez d’une colonne pour ajouter des notes supplémentaires qui ne relèvent d’aucune des catégories déjà mentionnées.

Le suivi des problèmes fonctionne au mieux lorsqu’il fait partie intégrante d’une solution complète de gestion de projet. En impliquant les membres de l’équipe non seulement pour signaler les problèmes, mais aussi pour les résoudre, vous augmentez les chances que ceux-ci ne passent pas inaperçus. Lorsque cette composante de votre solution de suivi de projet fait partie d’un logiciel de gestion de projet complet, vous gérez réellement les problèmes au lieu de laisser les problèmes diriger la gestion du projet.

Comment utiliser le suivi des problèmes dans ProjectManager

ProjectManager est un logiciel en ligne basé sur le cloud qui offre aux chefs de projet et à leurs équipes les outils nécessaires pour collaborer efficacement et mener à bien leurs projets plus rapidement, avec une meilleure qualité et à moindre coût. Il ne se contente pas de proposer des fonctionnalités de suivi des problèmes, mais accompagne aussi la planification, la surveillance et le reporting tout au long du cycle de vie du projet.

Vous pouvez créer et visualiser les problèmes sur le tableau Kanban, ce qui facilite leur suivi et leur résolution. Les tâches individuelles peuvent également être étiquetées pour fournir davantage de contexte. Cela offre aux gestionnaires et aux équipes une plus grande flexibilité pour contrôler les problèmes dès qu’ils surviennent. Comme il est possible de filtrer par étiquettes, les équipes peuvent définir leurs propres problèmes et filtrer toutes les tâches portant l’étiquette “problème” afin d’afficher uniquement celles-ci.

Les problèmes doivent être attribués à un membre de l’équipe qui en a la responsabilité, ce qui signifie qu’il est chargé de les résoudre. Un niveau de priorité peut être défini pour chaque problème, ainsi qu’une date limite. Ensuite, suivez leur avancement grâce à notre tableau de bord de projet, qui recueille les données en temps réel. Le tableau de bord permet également de filtrer les données pour n’afficher que les informations pertinentes.

Notre logiciel primé a été classé numéro 1 par GetApp de Gartner dans la catégorie des applications de gestion de projet, sur la base des avis d’utilisateurs réels. Découvrez par vous-même ce que ProjectManager peut apporter à votre équipe en essayant notre version gratuite de 30 jours.