Cuando se habla de procesos empresariales, a menudo es mejor hacerlo de manera visual. Un diagrama SIPOC muestra todo el proceso de una forma que permite que tu equipo lo entienda fácilmente.
SIPOC ayuda a enfocar la discusión con tu equipo y facilita que todos estén de acuerdo sobre el trabajo que se va a realizar. También puede contribuir a mejorar los procesos. Veamos más de cerca qué es SIPOC, algunos ejemplos de su uso en la vida real y cómo hacer un diagrama SIPOC.
¿Qué es SIPOC?
SIPOC es un acrónimo que significa Proveedores (Suppliers), Entradas (Inputs), Proceso (Process), Salidas (Outputs) y Clientes (Customers). En términos prácticos, SIPOC es un método de planeación, mapeo y mejora de procesos que resume las entradas y salidas de uno o más procesos mediante un diagrama SIPOC. Algunas organizaciones usan el acrónimo inverso COPIS, que coloca primero los requisitos del cliente y resalta el valor del cliente para la organización.
El término SIPOC se originó en la década de 1980 y forma parte del movimiento de calidad total. Hoy en día, SIPOC se utiliza dentro de las metodologías de Six Sigma, manufactura esbelta y la gestión de procesos empresariales.
¿Qué es un diagrama SIPOC?
Un diagrama SIPOC es una herramienta visual de gestión de procesos empresariales. Es un mapa de procesos que muestra cómo se alcanzarán los objetivos del proyecto. Sirve para garantizar que el equipo y la dirección estén alineados respecto al proceso empresarial y los requisitos del cliente.
¿Qué debe incluir un diagrama SIPOC?
Siguiendo el acrónimo, comencemos por las primeras o últimas letras: proveedores y clientes. Estos pueden ser internos o externos a la organización. Las entradas y salidas del proceso pueden ser materiales, servicios o información.
El enfoque está en capturar el conjunto de entradas o salidas más que los pasos individuales del proceso.
- Proveedores: Proveen las entradas a un proceso.
- Entradas: Recursos, como materiales, necesarios para completar el proceso.
- Proceso: Pasos que convierten las entradas en salidas.
- Salidas: Producto o servicio generado a partir del proceso.
- Clientes: Destinatarios de las salidas.
Estos elementos se recopilan en un diagrama SIPOC. El software de gestión de proyectos puede ayudarte a reunir todos los elementos de tu SIPOC y organizarlos en un plan de acción. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo en línea que te ayuda a organizar tareas para ejecutarlas mejor. Sus múltiples vistas de proyecto te permiten trabajar como prefieras. Por ejemplo, puedes recopilar todos los datos de tu SIPOC en una lista de tareas y luego asignarlas, establecer prioridades e incluso ver el estado del trabajo una vez que comience.
¿Cuándo usar el modelo SIPOC?
El modelo SIPOC es una herramienta útil para la gestión de proyectos y la mejora de procesos. A continuación, se presentan algunos escenarios en los que el uso de este modelo resulta especialmente beneficioso.
Implementación de Six Sigma
SIPOC y Six Sigma están estrechamente relacionados, ya que SIPOC es una herramienta fundamental dentro de la metodología Six Sigma. SIPOC se utiliza principalmente en la fase de “definir” de Six Sigma para ofrecer una visión general de alto nivel del proceso y así establecer su alcance y límites. También identifica los elementos clave de un proceso, coincidiendo con el énfasis de Six Sigma en los roles y la responsabilidad de los interesados.
Proyectos de manufactura
Los diagramas SIPOC también son muy populares en los proyectos de manufactura, ya que ofrecen una perspectiva clara y de alto nivel sobre los procesos de producción. Por ejemplo, describen componentes importantes como proveedores (proveedores de materia prima), entradas (instrucciones, herramientas, materiales), procesos (controles de calidad, empaquetado), salidas (productos terminados) y clientes (usuarios finales). Esto garantiza la alineación entre departamentos, ya que proporciona una comprensión compartida de cómo las entradas fluyen a través de los procesos para generar salidas.
Diseño de servicios
Los diagramas SIPOC también se utilizan en el diseño de servicios, ya que mapean el proceso completo de entrega de servicios. Es un enfoque estructurado que garantiza que los servicios se diseñen pensando en las necesidades del cliente, de modo que las expectativas se alineen con los resultados. Por ejemplo, al crear un flujo de trabajo de atención al cliente, SIPOC muestra cómo se reciben, procesan y resuelven las consultas, identificando los puntos de contacto y los puntos problemáticos en el recorrido del cliente.
Mapeo y mejora de procesos
En el mapeo y la mejora de procesos, los diagramas SIPOC ofrecen un enfoque estructurado para optimizar los flujos de trabajo. Es una vista general que simplifica los procesos complejos, facilitando la identificación de áreas críticas de mejora. Ayuda a los gerentes de proyecto a identificar brechas, ineficiencias o redundancias en los procesos. SIPOC también detecta áreas donde no se cumplen las expectativas del cliente y actúa como herramienta de comunicación para alinear a las partes interesadas en torno a los componentes del proceso.
¿Cómo crear un diagrama SIPOC?
El diagrama SIPOC es una herramienta visual importante y fácil de crear. Ayuda a definir quién suministra las entradas del proceso, qué materiales se utilizan, los requisitos del cliente del proceso y más. Primero, debes elegir un proceso empresarial que se beneficie de la creación de un SIPOC. Luego, para elaborar un diagrama SIPOC, sigue estos pasos.
- Identificar proveedores: ¿Quiénes son los proveedores que te proporcionarán los materiales necesarios para tus entradas? Deben enumerarse aquí. Puede haber un proveedor diferente para cada entrada; si es así, enuméralos todos. Por proveedor se entiende cualquier persona o entidad que tenga un impacto directo en las salidas.
- Identificar entradas: Ahora debes identificar las materias primas y otros recursos necesarios para que funcione tu proceso empresarial. No es necesario enumerar todos, solo aquellos que sean importantes o generales.
- Esquematizar el proceso: Este es un resumen del proceso empresarial. Solo se deben incluir cuatro o cinco pasos principales que consistan en acciones y sujetos. Es como los puntos de inicio y fin del proceso o puede representarse como un diagrama de flujo simple.
- Definir salidas: Usa sustantivos para describir las salidas. Estas pueden ser materiales, productos, servicios o información.
- Identificar clientes: Define quiénes serán los destinatarios o el público objetivo de las salidas de tu proceso empresarial. Un cliente no tiene que ser externo; también pueden ser compañeros de trabajo, miembros del consejo, etc.
- Analizar los requisitos del cliente: ¿Cuáles son las métricas o requisitos del proceso para el producto, servicio o información? Generalmente, estos son determinados por el cliente o por un organismo regulador.
Plantilla gratuita de diagrama SIPOC
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Ejemplos de SIPOC
Los ejemplos de SIPOC son una excelente forma de visualizar un escenario real que ilustra el modelo SIPOC. Muestran cómo funciona este marco en un contexto práctico y ayudan a mapear los elementos clave de un proceso. Como resultado, los equipos pueden identificar posibles problemas o áreas de mejora en sus propios procesos.
Ejemplo de SIPOC en manufactura
A continuación se presenta un ejemplo simplificado de un diagrama SIPOC aplicado a la manufactura. Ten en cuenta que un proceso real de planificación de la producción suele incluir más detalles en cuanto a pasos, proveedores y consideraciones.
Una empresa manufacturera utiliza un modelo SIPOC para ensamblar nuevos escritorios de oficina listos para su uso. Para empezar, se crea una tabla con cinco columnas, cada una representando una de las cinco palabras que componen el acrónimo SIPOC. En este caso, hay varios proveedores, incluidos proveedores de madera, de herrajes (tornillos y soportes), de pintura o acabados, y de herramientas y maquinaria.
Luego vienen las entradas, que representan todo lo que se utiliza o consume durante el proceso para generar las salidas deseadas. En este ejemplo de SIPOC de manufactura, las entradas incluyen tablones o láminas de madera como MDF o contrachapado, herrajes como tornillos, clavos o soportes, pintura, barniz o laminado, herramientas de corte y ensamblaje, así como especificaciones de diseño o planos.
La siguiente columna es la del proceso. Una vez recibidas las materias primas, se inspeccionan para verificar su calidad. Luego, la madera se corta a las dimensiones necesarias para que los componentes del escritorio, como las patas, cajones y tablero, puedan ensamblarse siguiendo las instrucciones de la lista de materiales. A continuación, se lijan las superficies para suavizarlas y se aplica pintura, barniz o acabado laminado. El producto debe inspeccionarse para control de calidad antes de empaquetarlo para su envío.
Las salidas son los productos finales listos para su uso. En este caso, se trata de los escritorios de oficina ensamblados y empaquetados para su envío. Los clientes de este ejemplo pueden incluir proveedores de muebles de oficina, compradores corporativos, consumidores individuales y plataformas de comercio electrónico.
Ejemplo de SIPOC en gestión de procesos
Para simplificar, imaginemos una empresa de alimentos y bebidas que está mapeando uno de sus procesos operativos diarios: la elaboración de batidos saludables.
Para comenzar, crea una tabla con cinco columnas que representen las cinco palabras que componen el acrónimo SIPOC. Primero, están los proveedores de las entradas, que en este caso son los ingredientes, el equipo y otros suministros como vasos, pitillos y servilletas necesarios para preparar y servir los batidos.
Ahora llegamos al proceso. Comienza tomando el pedido del cliente, luego los ingredientes se lavan, cortan y ordenan. Una vez listos, se mezclan según la receta. Luego se sirve el batido y se entrega al cliente.
La salida de este proceso es un batido delicioso y, con suerte, un cliente satisfecho. Se entrega el recibo y el cliente puede dejar una propina por el buen servicio. Finalmente, esto nos lleva al cliente, que puede ser alguien que entra al local o alguien que hace su pedido por el sitio web o la aplicación.
Consejo profesional: para mejorar la calidad de tu proceso, considera automatizar los estados de tus tareas y asignar a personas específicas la aprobación de tareas y productos. El software de automatización de flujos de trabajo puede ayudarte.
Beneficios del modelo SIPOC
El modelo SIPOC ofrece a las empresas varios beneficios clave. A continuación, analizamos algunos de ellos.
Facilita la mejora continua (Kaizen)
En primer lugar, los modelos SIPOC permiten la mejora continua, también conocida como Kaizen. Esta es una filosofía empresarial japonesa centrada en la mejora constante. A medida que se recopilan y analizan los datos en el diagrama SIPOC, los gerentes de proyecto pueden tomar decisiones basadas en datos.
Ayuda con el aseguramiento y control de calidad
SIPOC también contribuye al aseguramiento de la calidad y al control de calidad al ofrecer un marco estructurado. Define las salidas deseadas desde el punto de vista del cliente e identifica las entradas críticas necesarias para producir esas salidas. Además, el modelo SIPOC facilita la comunicación y colaboración entre las partes interesadas, asegurando que todos compartan las mismas expectativas de calidad.
Proporciona información para la ingeniería de valor
Otro beneficio del diagrama SIPOC es que permite que los equipos de ingeniería de valor se centren en actividades que contribuyen a generar valor para el cliente. Todo el proceso se mapea para identificar posibles áreas de desperdicio, como actividades innecesarias, sobreproducción o defectos. Una vez identificadas las áreas de mejora, el modelo SIPOC facilita la priorización de los esfuerzos.
Puede ayudar a aumentar la satisfacción del cliente
El modelo SIPOC también puede desempeñar un papel importante en el aumento de la satisfacción y la lealtad del cliente. Por ejemplo, se centra en las necesidades del cliente al definir explícitamente las salidas y comprender sus expectativas. Además, fomenta la comunicación y la colaboración entre los interesados.
Desventajas del modelo SIPOC
Aunque el modelo SIPOC tiene su valor, hay algunas limitaciones que se deben tener en cuenta. En algunos casos, la visión general de alto nivel puede simplificar en exceso los procesos empresariales complejos. No captura bien los detalles de los procesos intrincados. El enfoque en los elementos clave puede no ofrecer el nivel de detalle necesario para un análisis profundo o para mostrar la relación entre diferentes actividades.
Los modelos SIPOC también son estáticos por naturaleza, por lo que pueden no ser adecuados cuando los requisitos del proceso evolucionan. Si el equipo no está familiarizado con lo que es un diagrama SIPOC, puede que no comprenda del todo su propósito o limitaciones.
ProjectManager convierte los diagramas SIPOC en planes interactivos
SIPOC es una excelente herramienta para diagramar las entradas y salidas de un proceso empresarial. Pero una vez que todos estén alineados, será necesario planificar, ejecutar y monitorear ese proyecto. ProjectManager es un galardonado software de trabajo y gestión de proyectos que ofrece múltiples vistas de proyecto para que todos trabajen como prefieran, sin importar dónde estén, cómo trabajen o incluso si pertenecen a distintos departamentos.
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Supervisa los procesos empresariales con tableros Kanban
Una vez que el equipo comienza a ejecutar sus tareas, los gerentes obtienen visibilidad del proceso mediante nuestros tableros Kanban. Si hay un posible cuello de botella, los gerentes pueden reasignar fácilmente recursos y mantener a los equipos trabajando. Los equipos, por su parte, tienen autonomía para gestionar su lista de tareas pendientes y planificar sprints de manera colaborativa en nuestra plataforma.
Obtén actualizaciones en tiempo real sobre progreso y rendimiento
Mantente informado del progreso con tableros en tiempo real que recopilan datos actualizados y los muestran automáticamente en gráficos coloridos que monitorean seis métricas del proyecto. Es como tener un informe de estado instantáneo al alcance de tu mano. Aún mejor, no requiere configuración, a diferencia de otros programas inferiores.
Nuestro software también cuenta con reportes de un solo clic que pueden filtrarse y compartirse fácilmente con las partes interesadas. Los flujos de trabajo personalizados y la automatización de tareas te ayudan a controlar el proceso empresarial, mientras que las notificaciones por correo electrónico y alertas dentro de la aplicación te mantienen al tanto de comentarios, archivos compartidos o actualizaciones de tareas. Completa tu SIPOC con ProjectManager.
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