Los proyectos conllevan riesgos, pero estos pueden gestionarse. Puedes identificarlos, priorizarlos y asignar a un miembro del equipo para que se haga responsable de resolver cada uno. Por eso necesitas la plantilla gratuita de matriz de riesgos para Excel de ProjectManager. Con ella, puedes evaluar cualquier posible inconveniente, determinar su nivel de riesgo y el impacto que podría tener en el proyecto. Esta plantilla también puede llamarse:
- Plantilla de matriz de riesgos
- Plantilla de matriz de evaluación de riesgos
- Plantilla de matriz de gestión de riesgos
- Plantilla de matriz de análisis de riesgos
- Plantilla de matriz de riesgos 5×5
¿Qué es una plantilla de matriz de riesgos?
Una plantilla de matriz de riesgos es un gráfico de gestión de proyectos que se utiliza para comparar el riesgo en función de la probabilidad de que ocurra y la gravedad de su impacto en el proyecto.
La plantilla es una cuadrícula. En el lado izquierdo aparece una escala que representa la probabilidad de que ocurra el riesgo, desde rara hasta casi segura. En la parte superior se indica la gravedad del riesgo, desde insignificante hasta severa. Al ubicar el riesgo en la matriz, obtienes una mejor idea del nivel de atención que merece.
Para descargar esta plantilla gratuita de matriz de riesgos, haz clic en la imagen.
¿Por qué necesitas una plantilla de matriz de riesgos en Excel?
El riesgo es inherente a cualquier proyecto. Lo mejor que puedes hacer es desarrollar un proceso de gestión de riesgos para identificar y corregir problemas antes de que se conviertan en amenazas reales. Por eso esta plantilla de matriz de riesgos en Excel es tan útil.
También puede ser una herramienta de comunicación. Puedes usarla para informar al equipo sobre los posibles riesgos del proyecto. Así, todos estarán atentos y podrán alertar si alguno se materializa. Esta conciencia reduce el impacto del riesgo en el proyecto.
Gestiona los riesgos aún mejor con ProjectManager. Nuestro software en la nube ofrece una matriz de riesgos en tiempo real y permite visualizar los riesgos directamente desde el menú del proyecto. Nuestra lista dinámica y editable permite ordenar, arrastrar, filtrar y más. Crea tareas exclusivas para riesgos, asígnalas a miembros del equipo y configura fechas, prioridades, etiquetas y más. Empieza a usar ProjectManager hoy mismo, gratis.
¿Cómo usar la plantilla de matriz de riesgos de ProjectManager para Excel?
- Descargar la plantilla: Descarga gratis la plantilla de matriz de riesgos para Excel de ProjectManager y comienza a proteger tu proyecto.
- Ingresar información general del proyecto: Completa los datos generales del proyecto en la parte superior del archivo.
- Completar la fecha: La fecha indica cuándo fue la última revisión de la matriz, lo que te garantiza que estás trabajando con la versión más actualizada.
- Evaluar el impacto del riesgo: La fila superior de la matriz representa la gravedad del riesgo, desde insignificante hasta severo, según cómo podría afectar áreas clave del proyecto como el presupuesto, la disponibilidad de recursos o el cronograma. Piensa qué nivel representa mejor el impacto potencial del riesgo.
- Evaluar la probabilidad del riesgo: En el lado izquierdo se encuentra la escala de probabilidad de que el riesgo ocurra, desde rara hasta casi segura. Evalúa la posibilidad de que ocurra y determina en qué nivel debe colocarse.
- Ubicar el riesgo en la matriz: Una vez evaluado el impacto y la probabilidad, coloca el riesgo en la celda correspondiente. Verde indica prioridad baja, amarillo media, naranja alta y rojo muy alta.
¿Qué incluye esta plantilla de matriz de riesgos para Excel?
Veamos más de cerca las distintas secciones incluidas en esta plantilla.
1. Categorías de riesgos
Existen diferentes tipos de riesgos, y no todos son iguales. Utiliza la plantilla para clasificarlos en las siguientes categorías:
- Riesgos estratégicos: Amenazas o incertidumbres que pueden impedir que la organización alcance sus objetivos a largo plazo.
- Riesgos operacionales: Pérdidas potenciales por fallos en procesos internos, personas, sistemas o eventos externos.
- Riesgos financieros: Posibles pérdidas o incertidumbre en los resultados financieros del proyecto.
- Riesgos de cumplimiento: Posibles consecuencias si no se respetan leyes, normas del sector, regulaciones o políticas internas.
- Riesgos de seguridad: Fuentes potenciales de daño o efectos negativos sobre la salud que puedan causar lesiones, enfermedades o daños materiales.
2. Probabilidad del riesgo
Es una evaluación cualitativa o cuantitativa de qué tan probable es que ocurra un riesgo específico. Utiliza la plantilla para tomar decisiones informadas que ayuden a reducir el impacto y lograr los objetivos del plan del proyecto.
3. Impacto potencial
Considera las consecuencias si el riesgo se materializa. ¿Habría pérdida de ingresos? ¿Reducción de productividad? ¿Amenazas a la seguridad de empleados o clientes?
4. Puntuación de prioridad del riesgo
Es un valor numérico que ayuda a priorizar los riesgos según su impacto y probabilidad. Por ejemplo, si la gravedad es 5 y la probabilidad es 3, el puntaje será 15 (prioridad alta).
5. Estrategias de mitigación
Técnicas para reducir la probabilidad o el impacto de un riesgo. Las estrategias comunes incluyen evitar el riesgo, reducirlo, transferirlo o aceptarlo. Consulta más en nuestra guía sobre el proceso de gestión de riesgos.
6. Plazo del riesgo
Se refiere al período durante el cual puede ocurrir el riesgo y su posible impacto. Los plazos comunes incluyen riesgos a corto, mediano y largo plazo.
7. Responsable del riesgo
Persona o miembro del equipo encargado de supervisar y gestionar un riesgo específico. Esto mejora la gestión al asignar la responsabilidad de identificar, evaluar, mitigar y monitorear los riesgos.
¿Cuándo usar una plantilla de matriz de riesgos para Excel?
Aunque existen muchos casos de uso, aquí algunos ejemplos específicos donde esta plantilla resulta útil:
- Gestión de riesgos del proyecto: El mejor momento para usar esta plantilla es durante la fase de planificación. Forma parte del plan de gestión de riesgos y ayuda a identificar riesgos y definir cómo abordarlos. También puede usarse durante la ejecución, ya que pueden surgir nuevos riesgos. Por eso, la matriz debe actualizarse constantemente.
- Planificación estratégica: Durante este proceso, los gerentes de proyecto pueden usar la plantilla para identificar y priorizar riesgos. Por ejemplo, ¿existe un análisis sistemático de riesgos? Además, mejora la toma de decisiones y permite asignar recursos de manera proactiva.
- Gestión de riesgos operacionales: Durante esta fase, la plantilla permite visualizar los riesgos con claridad y priorizar los más relevantes. La información se presenta de manera uniforme, lo que facilita la comunicación dentro de la organización.
¿Quién debe actualizar esta plantilla de matriz de riesgos para Excel?
Aunque normalmente es el gerente de proyectos quien se encarga de mantener actualizada la plantilla, diferentes organizaciones pueden asignar esta tarea a otras personas.
- Gerentes de proyecto: La matriz de riesgos suele ser responsabilidad del gerente del proyecto. Son quienes elaboran el plan, trabajan de cerca con los interesados y realizan investigaciones para comprender mejor los detalles del trabajo. Sin embargo, cuando un riesgo se convierte en un problema, el responsable asignado debe liderar su resolución. El gerente o la persona encargada de mantener la matriz de riesgos debe revisarla y actualizarla a medida que cambian el tiempo, el costo y el alcance del proyecto.
- Ejecutivos de la empresa: Si hay cambios importantes en la plantilla, un ejecutivo puede encargarse de actualizarla. Algunos eventos que podrían desencadenar esta acción incluyen fusiones, adquisiciones, lanzamientos de productos o reestructuraciones. También pueden optar por revisarla de forma anual, semestral o trimestral según la situación del negocio.
- Gerentes de riesgos: Estos especialistas están naturalmente involucrados en el mantenimiento de la plantilla. La utilizan como herramienta colaborativa para mantener informados a los interesados de distintos departamentos sobre quién debe participar en la gestión y mitigación del riesgo. Deben actualizarla de forma regular para asegurar su precisión.
- Gerentes de operaciones: Estos profesionales supervisan las operaciones diarias del negocio, por lo que también pueden participar en la actualización de la matriz. Parte de mejorar el rendimiento y las operaciones implica identificar riesgos y áreas de mejora. Al mapear los riesgos desde el principio, pueden prepararse mejor para enfrentarlos.
ProjectManager es mejor que una plantilla de matriz de riesgos para Excel
Ya has identificado los riesgos y los has ubicado en la plantilla, pero ahora viene la parte difícil: ¿cómo gestionarlos antes de que afecten el proyecto? ProjectManager es una herramienta en línea que te ayuda justamente con eso.
Crea un rastreador de riesgos en línea
Gestiona los riesgos junto a tu proyecto en ProjectManager. Crea un rastreador en línea con la vista de riesgos, donde puedes registrarlos, proponer soluciones, marcar probabilidad e impacto e incluso usar una matriz dinámica. Es fácil gestionar los riesgos con tu equipo.
Haz seguimiento de riesgos con paneles en tiempo real
ProjectManager ofrece más funciones para monitorear riesgos. Su panel en vivo ofrece una vista general del proyecto con datos en tiempo real para tomar decisiones más informadas. Recoge la información y calcula automáticamente el progreso y el rendimiento, mostrándolos en gráficos y diagramas fáciles de entender.
Crea planes de proyecto de principio a fin
Empieza creando tus planes en la vista de diagrama de Gantt, donde puedes organizar tareas, vincular dependencias, establecer hitos y asignar trabajo al responsable del riesgo. Filtra la ruta crítica y establece líneas base para comparar el progreso real con lo planificado y asegurarte de que todo va en buen camino.
Puedes descargar plantillas gratuitas y aprender sobre todos los aspectos de la gestión de proyectos en el sitio. Sin embargo, te recomendamos probar ProjectManager, ya que te acompaña en cada fase del proyecto, incluso en la mitigación de riesgos, y mejora la eficiencia y la productividad. Prueba ProjectManager gratis hoy mismo.