En esta guía, exploraremos el proceso de gestión de portafolios de proyectos (PPM) en gran detalle, incluyendo las definiciones, herramientas y técnicas que se utilizan en esta disciplina de la dirección de proyectos. Para hacerlo, el primer paso es definir qué es un portafolio de proyectos.

¿Qué es un portafolio de proyectos?

Un portafolio de proyectos es un conjunto de proyectos, programas y procesos que se gestionan en conjunto y se optimizan según los objetivos financieros y estratégicos de una organización. Un portafolio puede gestionarse a nivel funcional o a nivel organizacional.

A diferencia de un proyecto, que tiene un objetivo o entregable definido, un portafolio representa un compromiso de planificación más estratégico que busca optimizar de forma continua la asignación, priorización y programación de recursos en múltiples proyectos.

Las herramientas de gestión de portafolios de proyectos se utilizan con frecuencia para recopilar y analizar datos con el fin de garantizar que el portafolio esté alineado con la planificación estratégica y los objetivos generales de la organización. ProjectManager ofrece herramientas potentes pero intuitivas para gestionar portafolios de proyectos. Supervisa todos tus proyectos con un panel personalizado, gestiona tu portafolio en una hoja de ruta e incluso asigna recursos entre tus proyectos. Todo esto y más es fácil con ProjectManager. Pruébalo gratis.

¿Qué es la gestión de portafolios de proyectos?

La gestión de portafolios de proyectos es el proceso de planificación, programación y monitoreo de portafolios de proyectos, un proceso que normalmente es llevado a cabo por los gestores de portafolios de proyectos o una oficina de dirección de proyectos (PMO).

Para lograrlo, los gestores de portafolios de proyectos y las PMO deben recopilar propuestas de proyectos y establecer criterios de selección y priorización para evaluarlas y determinar qué proyectos y programas son los más beneficiosos para la organización desde una perspectiva financiera, de gestión de riesgos y de planificación estratégica. Con base en esto, construirán un portafolio de proyectos como el ejemplo mostrado anteriormente y asignarán los recursos necesarios para su ejecución.

El enfoque clave de la gestión de portafolios es asegurarse de que todos los resultados del portafolio respalden los objetivos estratégicos y comerciales de la organización. El gestor del portafolio o la PMO lo hacen mediante análisis empresariales, revisión de presupuestos y proyecciones, al tiempo que minimizan los riesgos y gestionan las expectativas de los interesados.

Un portafolio de proyectos puede estar conformado por un conjunto de proyectos no relacionados con objetivos y metas independientes, o también puede contener programas, que son proyectos estrechamente relacionados que deben ejecutarse para alcanzar un objetivo común, o una combinación de ambos. Para entender mejor qué es un portafolio de proyectos, veamos un ejemplo real.

Ejemplo de un portafolio de proyectos

Una de las mejores formas de imaginar un portafolio de proyectos es usar un ejemplo. Supongamos que la Constructora ACME tiene una colección organizada de proyectos de construcción que se gestionarán y ejecutarán durante un periodo específico. El portafolio de proyectos ofrece una visión general de alto nivel para ayudar a los interesados a comprender la asignación de recursos, la gestión de riesgos y la estrategia general.

La imagen del ejemplo a continuación muestra varios proyectos relacionados que conforman el programa de desarrollo urbano, así como otros proyectos individuales no relacionados, todos dentro del portafolio de la Constructora ACME.

Resumen de proyectos individuales

Veamos tres proyectos de construcción específicos que están dentro de este ejemplo de portafolio de proyectos.

• Proyecto 1: Condominio Ciudad Verde es un complejo de apartamentos multifamiliares. El presupuesto es de 10 millones de dólares y se llevará a cabo entre enero de 2025 y diciembre de 2026. El estado actual del proyecto es fase 3: estructura.
• Proyecto 2: Torre Nuevo Milenio es un edificio comercial de gran altura con un presupuesto de 30 millones de dólares. El proyecto comenzó en marzo de 2023 y se extiende hasta octubre de 2026. Actualmente está en la fase 5: sistemas HVAC y trabajo eléctrico.
• Proyecto 3: Parque Industrial El Dorado, proyecto con un presupuesto de 25 millones de dólares. Comenzó en febrero de 2023 y termina en marzo de 2025. Actualmente está en la fase 4: estructura y techado.

Resumen del programa de proyectos

En el programa de renovación urbana, el objetivo es revitalizar una zona previamente subdesarrollada cerca del centro mediante la mejora de la infraestructura, como propiedades residenciales y comerciales. Se espera fomentar la actividad económica y crear un entorno urbano dinámico.

• Proyecto 1: Plaza Real es un espacio residencial y comercial en el centro. Tiene un presupuesto de 50 millones de dólares y se espera que esté terminado en diciembre de 2026. Actualmente está en fase de diseño.
• Proyecto 2: Terminal de Transporte del Norte será una infraestructura de transporte. Tiene un presupuesto de 25 millones de dólares y estará terminado en enero de 2026. Actualmente se encuentra en la fase de permisos.
• Proyecto 3: Parque Público Nova es un proyecto de espacio público frente a Plaza Real. Estará terminado en junio de 2025 con un presupuesto de 8 millones de dólares. Actualmente se encuentra en la fase de permisos.

Resumen del portafolio de proyectos

• Objetivos estratégicos: Mejorar el desarrollo residencial y comercial en zonas de alta demanda, diversificar la infraestructura con proyectos educativos y de espacios públicos, y dedicar el 50% del portafolio a prácticas sostenibles.
• Presupuesto: 148 millones de dólares
• Recursos: Cuatro gerentes de proyecto, 12 supervisores de obra, más de 300 trabajadores de construcción.
• Rendimiento del portafolio: 85% de los proyectos están en curso según lo planeado, 10% tienen retrasos y 5% están en riesgo de sobrecostos.

Beneficios clave de la gestión de portafolios de proyectos

Los beneficios de la gestión de portafolios son numerosos. A continuación, se presentan algunos de ellos.

Mejor optimización de recursos

La optimización de recursos mejora directamente la gestión del portafolio de proyectos, ya que ayuda a identificar la mejor forma de asignar los recursos. Como resultado, las organizaciones pueden asegurarse de que los recursos adecuados se asignen a los proyectos correctos, lo que aumenta la productividad y reduce el desperdicio.

Además, los responsables de la toma de decisiones pueden priorizar mejor los proyectos y enfocarse en aquellos que estén más alineados con los objetivos estratégicos de la empresa. Finalmente, la optimización de recursos facilita el seguimiento de métricas de desempeño, ya que permite evaluar con mayor claridad la eficacia del uso de recursos en todos los proyectos.

Ayuda a las organizaciones a alcanzar objetivos a largo plazo

La PPM también es beneficiosa porque ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos a largo plazo de múltiples maneras. Cuando los gestores de portafolios pueden priorizar las iniciativas que mejor respaldan dichos objetivos, es más sencillo asignar los recursos a lo que realmente importa.

Esto también mejora la gestión de riesgos en los programas, ya que las organizaciones pueden evaluar y equilibrar los riesgos entre distintos portafolios para tomar decisiones más informadas. Como resultado, las iniciativas a largo plazo reciben el apoyo necesario en términos de recursos y atención, al tiempo que se reducen los desperdicios y se evitan conflictos de recursos.

Ejecución más rápida de iniciativas estratégicas

Otro beneficio de la gestión de portafolios es que permite acelerar la ejecución de iniciativas estratégicas. Por ejemplo, los gestores de portafolios pueden fomentar la colaboración entre diferentes equipos y departamentos para mejorar la comunicación.

Esto agiliza la toma de decisiones y la ejecución. Además, los portafolios bien gestionados permiten mayor flexibilidad y capacidad de adaptación ante circunstancias cambiantes; es más sencillo reasignar y reprogramar recursos y ajustar prioridades para mantener el impulso en el cumplimiento de las iniciativas estratégicas.

Diversificación del riesgo

Por último, pero no menos importante, la gestión de portafolios de proyectos contribuye a la diversificación del riesgo al evaluar y seleccionar proyectos en diferentes mercados y sectores.

Esto significa que la organización no depende exclusivamente de una sola iniciativa o área. La PPM también promueve una supervisión continua de los proyectos para identificar los riesgos lo antes posible. Actuar de forma proactiva permite realizar ajustes oportunos y mitigar los riesgos antes de que se conviertan en problemas mayores que puedan desviar o interrumpir el proyecto o programa.

¿Qué hace un gestor de portafolios de proyectos?

Los gestores de portafolios de proyectos supervisan la administración del portafolio, lo cual incluye aprobar o rechazar ideas de proyectos y programas. Son responsables de garantizar el retorno de la inversión y cumplir con los objetivos estratégicos de su organización. El gestor de portafolios de proyectos puede encargarse de uno o varios portafolios.

Este trabajo se realiza utilizando diversas herramientas de gestión de portafolios, algoritmos financieros y modelos que ayudan al gestor a alinear los proyectos con los objetivos estratégicos de la organización. También se guía por un conjunto de criterios y estándares de valoración que lo acompañan durante todo el proceso de gestión del portafolio.

Los gestores de portafolios suelen colaborar con la PMO, que establece los procesos y estándares para la gestión del portafolio. Además, el gestor y la PMO pueden definir qué metodologías de gestión de proyectos se usarán, ya sea el enfoque tradicional en cascada o un marco ágil, según corresponda.

Gestión de portafolios de proyectos vs. gestión de proyectos

En la jerarquía de la gestión empresarial, la gestión de portafolios de proyectos es el vínculo entre la gestión de proyectos, que definiremos brevemente a continuación, y la gestión empresarial, que se enfoca en la visión, misión y planificación estratégica de la organización.

Para entender en qué se diferencian la gestión de portafolios y la gestión de proyectos, primero hay que definir cada una y explorar los puntos en los que divergen.

La gestión de proyectos es, en pocas palabras, la administración de un proyecto. Un proyecto es un esfuerzo temporal que produce un producto o servicio. Tiene un inicio y un fin definidos. Se establecen objetivos, se desglosan tareas en un cronograma, se asignan costos y presupuestos, se distribuyen recursos y se informa a los interesados.

Por otro lado, la gestión de portafolios de proyectos es un enfoque a un nivel superior que orquesta, prioriza y analiza el valor potencial de múltiples proyectos y programas dentro de un portafolio para gestionarlos de manera simultánea y optimizar el uso de recursos. El objetivo del proceso de gestión del portafolio es gestionar y aprovechar el ciclo de vida de las inversiones, desarrollar la madurez en gestión de proyectos de la organización y ejecutar iniciativas, programas, proyectos y resultados para alcanzar de la mejor manera los objetivos estratégicos.

Por lo tanto, la gestión de proyectos es un subconjunto de la gestión de portafolios de proyectos. Conduce hacia el objetivo final, que es alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.

El proceso de gestión de portafolios de proyectos

Existen nueve pasos básicos para la gestión de portafolios de proyectos, aunque el proceso puede variar según la organización:

1. Asegurar la alineación estratégica

Antes de pensar en la gestión de portafolios, es fundamental comprender los objetivos comerciales y metas estratégicas de tu organización. La idea es que el portafolio de proyectos esté alineado con la planificación estratégica de la empresa, por lo que el primer paso del proceso es asegurar que los proyectos y programas que puedan formar parte del portafolio estén alineados con los objetivos definidos en el plan estratégico de la alta dirección o junta directiva; de lo contrario, no serán aprobados.

Como gestor de portafolios, deberás alcanzar un acuerdo con los interesados sobre los objetivos estratégicos del portafolio y, más adelante, establecer los criterios de valoración para la selección y priorización de proyectos.

2. Establecer un proceso de admisión de proyectos

Una vez definidos los objetivos estratégicos del portafolio, es hora de empezar a construirlo. Para ello, debes comenzar a recopilar proyectos mediante un proceso conocido como proceso de admisión de proyectos, que define cómo se presentan, revisan y evalúan las propuestas. Estas pueden ser ideas nuevas o proyectos en curso lo suficientemente similares como para gestionarse simultáneamente como programas. Reúne datos de gestión de proyectos y prepara los criterios de valoración para elegir los mejores.

3. Definir criterios de selección y priorización de proyectos

Cuando se hayan recopilado suficientes ideas de proyectos y programas, el gestor de portafolios o la oficina de gestión de portafolios de proyectos (PMO) debe establecer criterios para seleccionar cuáles aportan más valor a la organización.

Para ello, se pueden usar diversas herramientas y técnicas como una matriz de portafolio, un modelo de puntuación de proyectos o un análisis costo-beneficio. Estos criterios de valoración medirán el valor que cada proyecto aporta al portafolio.

Los criterios de puntuación pueden incluir aspectos como el período de recuperación, el valor actual neto o el nivel de riesgo.

4. Validar la viabilidad del portafolio

Una vez seleccionados los proyectos más adecuados para el portafolio, es momento de realizar un estudio de viabilidad que tome en cuenta los riesgos financieros, la planificación de capacidad y las limitaciones de gestión de recursos.

Esto garantizará que el proceso de admisión de proyectos priorice aquellos que realmente aportan valor, sin dejar de considerar los recursos disponibles en la organización.

5. Definir directrices de gobernanza del portafolio

La gobernanza del portafolio es un marco estructurado dentro de la gestión de portafolios de proyectos que supervisa cómo una organización selecciona, prioriza y gestiona su portafolio para asegurar que todos los proyectos estén alineados con las iniciativas estratégicas. Define los roles, responsabilidades, procesos y políticas que guían la toma de decisiones dentro del portafolio.

Componentes clave de la gobernanza del portafolio:

• Alineación estratégica
• Gestión de riesgos
• Asignación de recursos
• Monitoreo del rendimiento
• Cumplimiento y rendición de cuentas

Una vez establecidas estas directrices, es más sencillo tomar decisiones, mantener el control sobre las inversiones y adaptarse mejor a nuevas necesidades.

6. Asignación y programación de recursos

En la PPM, la asignación de recursos y la programación consisten en distribuir el presupuesto, el personal y la tecnología disponibles entre los proyectos y programas de forma eficiente. Este proceso ayuda a garantizar que los recursos se utilicen de manera óptima para cumplir los plazos y requisitos sin sobrecargar al equipo.

El objetivo es evitar retrasos y equilibrar la demanda con la disponibilidad para maximizar la productividad. Para lograrlo, se recomienda utilizar herramientas de programación que permitan trazar cronogramas y monitorear el progreso.

7. Ejecutar y gestionar tu portafolio de proyectos

Llegado este punto, debes coordinar la ejecución de los proyectos y programas de tu portafolio trabajando en conjunto con los directores de proyecto y programa.

8. Optimización del portafolio de proyectos

La optimización del portafolio es el proceso de equilibrar estratégicamente los proyectos para maximizar el valor organizacional y reducir el riesgo. Implica evaluar los proyectos actuales, analizar posibles proyectos entrantes y alinearlos con los recursos disponibles y los objetivos empresariales vigentes. Algunas técnicas de optimización incluyen modelos de puntuación, priorización y análisis de escenarios. Estas herramientas ayudan a identificar los proyectos de mayor valor.

9. Realización de beneficios en la gestión de portafolios de proyectos

La realización de beneficios en la gestión de portafolios de proyectos consiste en garantizar que los objetivos estratégicos que justifican las inversiones en proyectos se cumplan y puedan medirse. Esto incluye identificar y hacer seguimiento de beneficios como el aumento de ingresos, mejoras operativas o ahorro de costos a lo largo del ciclo de vida del proyecto.

Contar con métricas claras de proyecto y realizar evaluaciones periódicas permite obtener información sobre el éxito de los proyectos y tomar mejores decisiones de inversión futuras. También favorece la rendición de cuentas al comparar los resultados reales con los beneficios planificados.

¿Quién participa en el proceso de gestión de portafolios de proyectos?

A continuación, se presenta una jerarquía de los miembros del equipo que participan en la gestión y ejecución de un portafolio de proyectos.

• Miembro del Consejo: Los miembros del consejo son responsables de la gobernanza de la organización y asumen la responsabilidad legal. Sus habilidades y experiencia ayudan a guiar a la organización hacia el cumplimiento de su visión.
• Gestor del Portafolio de Proyectos: Esta persona gestiona la planificación, el desarrollo y la implementación del portafolio, aplicando buenas prácticas para asegurar que el portafolio rinda como se espera y corregir lo que lo impida.
• Gerente de Programa: Los programas se diferencian de los portafolios en que sus proyectos están relacionados entre sí. Por lo tanto, el gerente de programa coordina los proyectos del programa para que trabajen juntos y logren su objetivo común.
• Patrocinador del Proyecto: Esta función suele ser desempeñada por un gerente o ejecutivo que se responsabiliza por el proyecto. Actúa como el vínculo entre el proyecto y los líderes estratégicos de la organización.
• Propietario del Proyecto: Persona que trabaja con el patrocinador y se encarga de la implementación del proyecto. Generalmente proviene del área que recibirá el entregable final.
• Gerente de Proyecto: Se encarga de la planificación, programación, seguimiento y reporte del proyecto. También forma y lidera al equipo encargado de ejecutar el plan, administra el presupuesto y gestiona los recursos.
• Coordinador del Proyecto: Apoya al gerente de proyecto al asumir tareas menores o administrativas, liberándolo para enfocarse en responsabilidades de gestión más complejas.
• Miembro del Equipo: Contratado por sus habilidades y experiencia, recibe tareas específicas y es responsable de completarlas. Reporta regularmente su progreso al coordinador o gerente del proyecto.

Herramientas, métodos y técnicas de la gestión de portafolios de proyectos

Para gestionar portafolios de proyectos, los gestores y las oficinas de gestión de portafolios (PMO) utilizan herramientas especializadas como las de ProjectManager. Veamos algunas de ellas.

Panel del portafolio de proyectos

Los paneles del portafolio muestran en tiempo real el rendimiento del portafolio completo. Ofrecen visualizaciones de métricas clave como el estado de los proyectos, el presupuesto, el nivel de riesgo y la asignación de recursos.

Esto permite a los gestores hacer un seguimiento del progreso de múltiples proyectos en un solo lugar y asegurarse de que estén alineados con los objetivos organizacionales. Los paneles suelen ser personalizables y permiten el seguimiento de KPI para detectar tendencias y cuellos de botella.

Matriz del portafolio de proyectos

La matriz del portafolio permite clasificar y priorizar los proyectos según criterios como el riesgo, retorno, complejidad o alineación estratégica. Este recurso visual puede utilizar modelos como la matriz riesgo-beneficio o la matriz crecimiento-participación, y ayuda a identificar los proyectos de mayor valor o mayor riesgo.

Hoja de ruta del portafolio de proyectos

Una hoja de ruta del portafolio es una línea de tiempo de alto nivel que presenta los hitos clave, fases y entregables de todos los proyectos que conforman el portafolio.

Permite que los interesados comprendan mejor la trayectoria, las dependencias y las fechas estimadas de finalización de los distintos proyectos. Mapear la línea de tiempo del proyecto ayuda a las organizaciones a planificar mejor la asignación de recursos, monitorear el progreso e identificar posibles conflictos entre proyectos.

Análisis costo-beneficio

Un análisis costo-beneficio es el proceso de evaluar los costos y beneficios proyectados asociados a cada proyecto dentro del portafolio.

El resultado de este análisis ayuda a determinar si los beneficios financieros y operativos del proyecto justifican sus costos. Compara los rendimientos estimados, como mayor productividad o ingresos, con los gastos esperados, lo que permite a las organizaciones priorizar los proyectos con mejor retorno de la inversión.

Modelo de puntuación de proyectos

En la gestión de portafolios, un modelo de puntuación es una herramienta cuantitativa que ayuda a evaluar y priorizar proyectos dentro del portafolio según criterios definidos. Los proyectos se califican en función de factores como la alineación estratégica, el riesgo, el ROI potencial y los requisitos de recursos. Todos los proyectos reciben una puntuación acumulada que refleja qué tanto pueden contribuir a los objetivos organizacionales. Así, los responsables de la toma de decisiones pueden comparar proyectos de forma objetiva.

5 procesos de gestión de proyectos para la PPM

La gestión de portafolios de proyectos requiere equilibrar recursos, tiempo, habilidades, presupuestos, mitigación de riesgos y ejecución eficiente de los proyectos sin sacrificar la calidad. Los gestores logran esto mediante cinco procesos clave de gestión de proyectos:

1. Gestión de cambios: Identificar y priorizar solicitudes de cambio. Estas pueden incluir funciones nuevas, ajustes en la estrategia empresarial o requisitos normativos, basándose en la estrategia del negocio, planificación de capacidad, demanda y restricciones financieras y operativas.
2. Gestión de riesgos: Identificar los riesgos presentes en los proyectos que conforman el portafolio y desarrollar un plan de gestión de riesgos para reducir la incertidumbre en todo el portafolio.
3. Gestión financiera: Administrar los recursos financieros relacionados con los proyectos del portafolio y demostrar los resultados financieros en relación con los objetivos empresariales y estratégicos de la organización.
4. Gestión del pipeline: Asegurar que las propuestas de proyectos estén en el pipeline y aplicar criterios de valoración para determinar si vale la pena ejecutarlas.
5. Gestión de recursos: Usar de forma eficiente y eficaz los recursos limitados de la organización, desde materiales y equipos hasta personal y recursos financieros.

Software para la gestión de portafolios de proyectos

El software de gestión de portafolios de proyectos es una herramienta diseñada para centralizar la gestión y el mantenimiento de un portafolio de proyectos. Con la creciente cantidad de datos asociados a un solo proyecto —y más aún a un portafolio completo— el uso de este tipo de software se ha vuelto indispensable para los gestores de proyectos.

Los gestores de portafolios y las oficinas de gestión de proyectos (PMO) utilizan este software para recopilar datos, analizarlos y utilizar los resultados para gestionar mejor el portafolio y cumplir los objetivos de su organización.

Las soluciones de software PPM también se emplean para la optimización del portafolio, con el fin de alcanzar mejor los objetivos financieros de la empresa. Los gestores o las PMO usan este software para encontrar procesos, métodos y tecnologías complementarias que contribuyan al éxito de cada proyecto y al rendimiento general del portafolio. Microsoft Project es uno de los software de gestión de proyectos más utilizados, pero presenta limitaciones importantes que hacen de ProjectManager una mejor opción para la gestión de proyectos, programas y portafolios.

Software de escritorio vs. software en línea para PPM

Gestionar un portafolio es como mantener muchos platos girando al mismo tiempo. Para lograrlo, necesitas un software de gestión de portafolios robusto. La pregunta es: ¿cuál tipo de software elegir?

En cuanto a funcionalidades, tanto las aplicaciones de escritorio como las aplicaciones en línea están actualmente bastante equilibradas. Dependerá del producto específico, pero en general ambas ofrecen herramientas similares. Las principales diferencias se encuentran en el precio, la seguridad y la velocidad. Por ejemplo, el software de escritorio suele ser más costoso y requerir una licencia por cada miembro del equipo, lo que puede incrementar los costos.

Ventajas del software PPM de escritorio

La seguridad en un entorno de escritorio, incluso si está conectado a una intranet corporativa, suele ser superior a la de muchos servicios en línea. El rendimiento de las aplicaciones en la nube depende de la conexión a internet, por lo que si se interrumpe el servicio, no podrás acceder al software. Esto no ocurre con las aplicaciones de escritorio.

Ventajas del software PPM en la nube

Las aplicaciones en línea están dominando el sector de la gestión de proyectos, y con razón: sobresalen en conectividad, colaboración y disponibilidad de datos en tiempo real. Siempre que el equipo tenga conexión a internet, podrá utilizar la herramienta desde cualquier lugar. Esto crea una plataforma donde incluso equipos distribuidos pueden colaborar desde cualquier lugar y en cualquier momento. A medida que los miembros del equipo actualizan su estado, obtienes datos en vivo más precisos y oportunos para tomar decisiones más efectivas.

¿Cómo usar un software de gestión de portafolios de proyectos?

Gestionar proyectos ya es una tarea compleja, y administrar un portafolio de proyectos lo es aún más. Requiere herramientas robustas como las que ofrece ProjectManager. En esta sección, usaremos ProjectManager como ejemplo para ilustrar cómo utilizar un software de gestión de portafolios.

Si deseas seguir estos pasos, regístrate para obtener una prueba gratuita de 30 días. Una vez que tengas el software en funcionamiento, sigue estos pasos.

1. Establecer objetivos y metas

Tener metas y objetivos definidos para tu portafolio de proyectos es clave, ya que proporciona un rumbo claro para aumentar el retorno de la inversión y reducir riesgos.

Comienza escribiendo los objetivos de cada proyecto del portafolio. Seguramente contarás con varios documentos de gestión de proyectos con esta información. Súbelos a nuestro software, que ofrece almacenamiento ilimitado de archivos.

2. Agrupar proyectos relacionados

Agrupar proyectos en un portafolio y generar reportes en conjunto —en lugar de individualmente— permite a los gestores tomar mejores decisiones sobre costos, recursos y más.

Agrupa todos tus proyectos en la sección de vista general. Compara estado, presupuesto y otros aspectos clave del portafolio en un solo lugar. Ahora puedes aplicar asignación de recursos para reforzar los proyectos que estén bajo desempeño.

3. Crear hitos

Los hitos marcan el cierre de una fase importante y el inicio de otra. En el diagrama de Gantt, se representan con un símbolo de diamante.

Divide los proyectos en partes manejables mediante hitos. Esto mejora la moral del equipo al brindar una serie de logros. Los gestores también pueden usar estos hitos para medir el progreso.

4. Establecer dependencias

No todas las tareas son iguales. Algunas no pueden comenzar hasta que otras finalicen, o deben ocurrir en paralelo. Es esencial identificar las dependencias para mantener el portafolio saludable.

Vincula tareas dependientes arrastrando una sobre otra para evitar bloqueos. Esto evita que se pasen por alto durante la ejecución. Una vez establecidas, puedes filtrar por ruta crítica.

5. Ver la hoja de ruta

Al gestionar un portafolio, es importante no perder de vista el panorama general. De lo contrario, podrías quedarte rezagado. Mantén el enfoque estratégico con la herramienta de hoja de ruta, que coloca todos los proyectos del portafolio en un solo diagrama de Gantt. Visualiza cada proyecto en una línea de tiempo y detecta rápidamente conflictos para resolverlos antes de que afecten los objetivos de la organización.

6. Balancear recursos

La carga de trabajo representa las tareas asignadas a cada miembro del equipo. Si uno está sobrecargado, su productividad y motivación se verán afectadas.

Visualiza el esfuerzo planificado para cada miembro del equipo mediante un gráfico codificado por colores que indica quién tiene demasiadas horas asignadas y quién tiene pocas. Desde esa misma página, puedes reasignar horas para mejorar la eficiencia.

7. Seguimiento del progreso del portafolio

Un panel de control es una herramienta que muestra visualmente diversas métricas del proyecto para que puedas ver cómo está funcionando. Es una vista de alto nivel que permite detectar posibles problemas antes de que se conviertan en obstáculos mayores.

Utiliza nuestro panel de control en la nube para visualizar el progreso del portafolio en tiempo real. Aparecen mini paneles para cada proyecto con métricas clave como progreso, presupuesto y costos. Puedes personalizar el panel para mostrar solo ciertos proyectos y crear informes a partir de ellos.

8. Analizar y presentar informes

Los informes de estado permiten medir el estado actual de un proyecto. Comunican datos clave a los interesados y ayudan a maximizar el desempeño del portafolio.

Utiliza la herramienta integrada de informes para analizar datos detallados y medir el progreso. Un informe de estado del portafolio es ideal para presentaciones ejecutivas. Si los interesados tienen preguntas, puedes filtrar la información y mostrar solo lo que necesiten.

9. Colaborar con los interesados

Colaborar significa trabajar en conjunto para aumentar la productividad. Esto puede ocurrir a nivel de tareas, entre equipos, o a nivel ejecutivo. Idealmente, se aplica en todos los departamentos de una organización.

Los gestores de portafolios tienen las herramientas necesarias para mantenerse en contacto con cada gerente de proyecto dentro del portafolio. Puedes comunicarte fácilmente mencionándolos en un comentario. Recibirán una notificación por correo electrónico. Las alertas son personalizables para evitar saturar la bandeja de entrada.

Herramientas de ProjectManager para la gestión de portafolios

Con el paso del software de escritorio a la nube, la gestión de portafolios de proyectos se volvió más eficiente y eficaz. Algunas funciones clave para los gestores de portafolios son:

• Diagramas de Gantt en línea
• Paneles de control en tiempo real
• Hojas de ruta del portafolio
• Calendarios compartidos de proyectos, programas y portafolios
• Herramientas de control del tiempo y hojas de tiempo
• Grupos de proyectos
• Informes dinámicos de portafolio
• Almacenamiento ilimitado de archivos en la nube
• Tableros Kanban y listas de tareas
• Gráficos de gestión de carga de trabajo
• Funciones para asignación, programación y seguimiento de recursos
• Herramientas de seguimiento de costos y presupuestos
• Herramientas de análisis de riesgos
• Colaboración con equipos remotos
• Gestión de recursos

¿Qué industrias y organizaciones se benefician de la gestión de portafolios de proyectos?

Cualquier industria que gestione múltiples proyectos al mismo tiempo se beneficia de la disciplina de la gestión de portafolios de proyectos. Esto incluye a muchas industrias y organizaciones.

Algunas de las industrias y organizaciones que están obteniendo beneficios gracias a la gestión de portafolios de proyectos son:

• Tecnologías de la información (TI)
• Desarrollo de software
• Hospitales y atención médica
• Construcción y automotriz
• Organizaciones sin fines de lucro
• Servicios financieros y banca
• Servicios y contratación de personal
• Seguros
• Telecomunicaciones
• Administración pública
• ¡y muchas más!

Términos clave de la gestión de portafolios de proyectos

A continuación, un miniglosario con los términos clave utilizados en esta guía:

• Gestión de portafolios: Control de un portafolio de proyectos para garantizar que estén alineados con los objetivos y metas estratégicas de una organización.
• Gestión de programas: Gestión de un portafolio de proyectos similares o relacionados, con el mismo objetivo de alineación estratégica que la gestión de portafolios.
• Gestión de proyectos: Planificación, ejecución, monitoreo e informes sobre un único proyecto, incluyendo el control del alcance, costos y cronograma.
• Oficina de gestión de proyectos (PMO): Grupo dentro de una organización encargado de mantener los estándares de gestión de proyectos, y a menudo supervisa la gestión de portafolios y programas.
• Gestión del control de cambios: Proceso para identificar y responder de forma efectiva a los cambios en un proyecto o portafolio.
• Informes de portafolio: Creación de gráficos, tablas y otra documentación para comunicar el progreso y otras métricas del portafolio.
• Gestión de riesgos: Identificación y resolución de riesgos antes y después de que ocurran.
• Gestión de recursos: Proceso de asignación de recursos a lo largo del ciclo de vida del portafolio.
• Gestión del portafolio de propuestas: Toma de decisiones sobre la estimación y selección de proyectos que se alinean con la estrategia organizacional.
• Gestión financiera: Comprensión de los riesgos únicos de cada proyecto para tomar decisiones informadas en todo el portafolio.

Todos estos factores demuestran que la gestión de portafolios de proyectos es una metodología útil para cualquier organización que maneje múltiples proyectos.

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