Nunca podrás anticipar todos los eventos de riesgo que podrían ocurrir en un proyecto, pero al usar un registro de riesgos, estarás preparado para responder rápidamente antes de que los riesgos del proyecto se conviertan en verdaderos problemas que desvíen todo el proyecto.

¿Qué es un registro de riesgos?

Un registro de riesgos, o registro de incidencias, es una herramienta de gestión de riesgos utilizada para identificar los riesgos potenciales que podrían afectar la ejecución de un plan de proyecto. Aunque el registro de riesgos se usa principalmente durante la ejecución del proyecto, debe crearse durante la fase de planificación. Nunca es demasiado pronto para comenzar a pensar en el análisis de riesgos del proyecto, y tener un registro de riesgos a mano y listo es esencial para gestionar los riesgos.

Un registro de riesgos es el primer paso en la gestión de riesgos del proyecto y es una parte importante de cualquier marco de gestión de riesgos. Ayuda a los gerentes de proyecto a listar los riesgos, su nivel de prioridad, estrategias de mitigación y el responsable del riesgo, para que todos en el equipo sepan cómo responder ante ellos.

¿Cuál es el propósito de un registro de riesgos?

Si sabes qué es la gestión de riesgos, entonces sabrás que el siguiente paso para gestionar los riesgos es trabajar estratégicamente para controlar los posibles problemas que tienen más probabilidad de ocurrir durante la gestión de un proyecto. Por lo tanto, deberías tener un mecanismo de análisis de riesgos para recopilar los posibles riesgos y trazar un plan para mitigarlos y devolver el proyecto a su curso si esos riesgos se convierten en realidad.

Contar con un registro de riesgos para hacer seguimiento de los riesgos del proyecto, ya sea mediante una simple hoja de cálculo o como parte de una solución más robusta de software de gestión de proyectos, es una buena práctica en cualquier plan de proyecto. Todo conlleva riesgos, y esto es especialmente cierto al gestionar un proyecto con muchas piezas en movimiento.

Usa un registro de riesgos en línea con ProjectManager

El software de gestión de proyectos puede ayudarte a seguir los riesgos mejor que una hoja de cálculo estática. Con ProjectManager, puedes crear un registro de riesgos en línea donde puedes identificar los riesgos, calcular su impacto y gestionarlos con tu equipo.

• Escribe una descripción, añade etiquetas, identifica una resolución, marca impacto y probabilidad, incluso visualiza una matriz de riesgos
• Licencias gratuitas para invitados ofrecen a los stakeholders información en tiempo real sobre los riesgos y el progreso del proyecto
• Informes detallados te permiten seguir y gestionar los KPI que te importan. Pruébalo gratis.

Registro de riesgos vs. matriz de riesgos

Un registro de riesgos y una matriz de riesgos son herramientas similares. Ambas evalúan el nivel de riesgo y son clave en cualquier plan de contingencia o plan de gestión de riesgos. Pero hay diferencias. Por un lado, la matriz de riesgos es una herramienta visual. Representa cada riesgo y lo ubica en una cuadrícula.

La matriz de riesgos mide la probabilidad de que ocurra un riesgo, desde raro hasta casi seguro, y su gravedad, desde insignificante hasta severo. También está codificada por colores para mostrar la prioridad de cada uno de los riesgos representados.

Un registro de riesgos también trata el impacto del riesgo en un proyecto. Sin embargo, es una hoja de cálculo, no una representación gráfica de esos riesgos. Por lo tanto, proporciona información más detallada, como una descripción del riesgo, la respuesta y quién es responsable de identificar y mitigar ese riesgo.

Ejemplo de registro de riesgos

Veamos un ejemplo para entender mejor cómo funciona un registro de riesgos. Supongamos que eres Acme Manufacturing y estás planificando una gran producción de widgets que deben entregarse a los distribuidores en una fecha determinada para llegar a los minoristas y clientes según lo esperado. A continuación, un ejemplo de registro de riesgos creado con nuestra plantilla gratuita de seguimiento de riesgos para Excel, que puedes descargar para tu proyecto.

El primer paso es identificar los riesgos y asignarles un ID para facilitar su seguimiento. Por ejemplo, el riesgo número uno es el retraso del proveedor, que retrasa el lanzamiento. Para mitigarlo, se recomienda confirmar las fechas de entrega en la Fase 2. Este riesgo tiene un nivel alto y la responsable es Clarissa, dado que es crítico en la fase inicial.

Otro riesgo identificado es la disponibilidad de la fábrica, que puede generar sobrecostos. La respuesta sugerida es organizar un viaje de stakeholders a China para negociar contratos con anticipación. Este riesgo también es alto y lo gestionan Dave, Rajesh y Nina. En el caso del comité directivo no disponible, que retrasa el lanzamiento de marketing, se propone definir planes de marketing en marzo. Este es un riesgo bajo, fácilmente mitigable, y lo gestiona Tyrell.

Si se produce un fallo en el servidor principal, podría haber una interrupción del servicio. La respuesta al riesgo es cambiar a un servidor de respaldo en 24 horas, con un nivel alto y bajo la responsabilidad de Laura, quien además debe verificar los respaldos semanalmente.

Por último, para la falta de aprobación del cliente, que retrasa la entrega final, se recomienda realizar reuniones semanales para revisiones. Este riesgo es alto, está a cargo de Patricia, y es relevante dado que el cliente tiene un historial exigente.

Además, en nuestra plantilla hay una columna de notas para registrar información adicional, como presupuestos necesarios, condiciones climáticas a revisar semanalmente, contratos a mantener al día o situaciones detectadas en reuniones anteriores.

¿Cómo usar un registro de riesgos en la gestión de proyectos?

El primer paso en el proceso de gestión de riesgos es la identificación de riesgos. Cada proyecto es diferente, por supuesto, pero para las organizaciones que ejecutan proyectos similares año tras año, podría haber datos históricos que ayuden a identificar categorías comunes de riesgos para esos tipos de proyectos.

Además, puedes anticipar algunos riesgos del proyecto según las fuerzas del mercado (por ejemplo, riesgos de oferta y demanda), problemas comunes en la gestión de proyectos o incluso según el clima.

Recopila los riesgos del proyecto

Recopilar los posibles riesgos que pueden aparecer al gestionar un proyecto requiere un enfoque sistemático para asegurarte de ser lo más completo posible. El registro de riesgos del proyecto es un sistema que luego permite hacer seguimiento a ese riesgo si efectivamente aparece y evaluar las acciones que has implementado para resolverlo.

Al registrar estos riesgos en una hoja de cálculo o en tu software de gestión de proyectos, tienes un lugar para guardar estos datos y seguir el evento de riesgo específico a lo largo del proyecto, viendo si las acciones de respuesta que has implementado para mitigar el riesgo están funcionando. Un documento de seguimiento de riesgos mantiene los riesgos del proyecto bajo control para mitigar su impacto y que no arruinen tu proyecto.

Documenta los riesgos del proyecto

Documentar los riesgos del proyecto con un registro de riesgos es vital para el éxito de cualquier proyecto. Te da un solo lugar para identificar el riesgo, anotar su historial —desde dónde ocurrió por primera vez hasta dónde finalmente se resolvió— e incluso asignar el riesgo a la persona que lo identificó y lo gestiona. En el registro de riesgos puedes anotar la puntuación del riesgo, qué tan probable es que impacte el proyecto y mucho más.

Monitorea los riesgos del proyecto

Como se mencionó, puedes asignar riesgos a los miembros del equipo en tu registro de riesgos del proyecto. Esa persona será responsable de monitorear el riesgo y liderar cualquier acción de respuesta necesaria para mitigar el impacto de ese evento o abordarlo cuando se convierta en un problema. Al documentar este proceso en un registro de riesgos, es menos probable que pierdas de vista los riesgos a lo largo de un proyecto ocupado, lo que significa que los riesgos no se convertirán en problemas reales que puedan afectar negativamente el presupuesto o el cronograma y comprometer el éxito del proyecto.

Resuelve los riesgos

Finalmente, cuando el riesgo del proyecto se resuelve, puedes cerrarlo. Nada mejor que marcar ese riesgo en tu registro como ya no problemático. Si el evento de riesgo ha sido solucionado, no querrás seguir usando recursos en un problema que ya no existe. Esto simplemente te da más control sobre tu plan de gestión de riesgos y fomenta una mejor comunicación con tu equipo y los stakeholders.

¿Qué incluye un registro de riesgos?

Los registros de riesgos varían según la organización y el proyecto. Sin embargo, la mayoría de las plantillas de registros de riesgos incluyen estos elementos comunes:

• ID de identificación del riesgo: Un nombre o número de identificación para identificar el riesgo.
• Descripción del riesgo: Una breve explicación del riesgo.
• Estructura de desglose del riesgo: Una estructura de desglose de riesgos es un esquema que permite identificar y categorizar todos los riesgos del proyecto.
• Categorías de riesgo: Hay muchas categorías de riesgo que pueden impactar un proyecto, como cronograma, presupuesto, técnicos y externos.
• Análisis de riesgos: El propósito del análisis es determinar la probabilidad e impacto de un riesgo. Puedes hacer un análisis cualitativo o cuantitativo.
• Probabilidad del riesgo: Necesitarás estimar la probabilidad de cada riesgo y asignar un valor cualitativo o cuantitativo.
• Prioridad del riesgo: La prioridad se determina asignando una puntuación a cada riesgo, que se obtiene multiplicando el impacto y la probabilidad. Si usas medidas cualitativas, prioriza los riesgos con mayor impacto y mayor probabilidad.
• Respuesta al riesgo: Cada riesgo necesita una respuesta para mitigar su efecto en el proyecto. Estas respuestas también se documentan en un plan de respuesta a riesgos.
• Propietario del riesgo: Cada riesgo debe asignarse a un miembro del equipo que se convierte en el propietario. Este es responsable de implementar y supervisar la respuesta adecuada.

¿Cómo crear un registro de riesgos?

Veamos los pasos para crear un registro de riesgos y aprovechar al máximo esta herramienta de gestión de riesgos.

1. Identificación de riesgos

Reúne al equipo del proyecto para hacer una lluvia de ideas sobre los posibles riesgos. Cada miembro es responsable de diferentes áreas, así que aprovecha su experiencia para identificar riesgos que podrían descarrilar el proyecto. También querrás hablar con los stakeholders para tener en cuenta sus preocupaciones y registrar también sus riesgos. Asegúrate de cubrir todas las categorías de riesgos posibles: desde fuerzas del mercado hasta recursos o clima.

2. Describe los riesgos del proyecto

Lo siguiente es describir el riesgo del proyecto. Sé lo más claro posible, pero conciso. Un riesgo demasiado vago dificulta saber si realmente se ha convertido en un problema. Por ejemplo, no escribas “el clima” como riesgo, sino algo más específico como: “La temporada de monzones en India podría causar retrasos en los envíos de cobre, lo que impactará el cronograma del proyecto.”

A medida que identifiques y describas riesgos, ProjectManager te ayudará a asignar un responsable, establecer la prioridad y adjuntar archivos relevantes. Los equipos pueden colaborar, compartir el riesgo, añadir comentarios y etiquetar personas. Los gerentes obtienen visibilidad y todos trabajan con datos actualizados y en tiempo real.

3. Estima el impacto del riesgo

Incluye todo lo que el riesgo puede influir, para poder diseñar una estrategia sólida. Por ejemplo, si se rumorean despidos en tu sector, identifica cómo eso podría afectar el cronograma. Por ejemplo: “Los despidos previstos en la manufactura del sureste podrían retrasar la producción en junio. Esto podría atrasar la ejecución del proyecto tres meses a menos que se consideren opciones alternativas.” Esto indica al responsable que investigue instalaciones fuera de esa región para tener un plan de gestión real.

4. Crea un plan de respuesta al riesgo

Este es el trabajo más importante del registro de riesgos, así que dedica tiempo y esfuerzo. Sé claro y directo. Investiga para que, si el riesgo aparece, puedas actuar de inmediato. Documenta todas las estrategias de respuesta e implementación. Si es un documento extenso, agrega un enlace o adjunta el plan de respuesta para acceder fácilmente.

5. Prioriza los riesgos del proyecto

No todos los riesgos del proyecto son iguales. Algunos tienen mayor impacto, así que decide cuáles priorizar y cuáles pueden ignorarse si no hay tiempo o recursos. Aquí se determina el nivel: alto, medio o bajo. Así podrás filtrar y priorizar en consecuencia.

6. Define los responsables de los riesgos

Finalmente, asigna un responsable a cada riesgo. Si no hay un responsable, podrías no saber del riesgo hasta que su impacto sea irreversible.

7. Notas

Hay una última columna en tu registro: un espacio para notas que no encajan en las categorías anteriores. Es importante tener un lugar para estas ideas y que no se pierdan en el flujo del proyecto.

ProjectManager tiene funciones de registro y seguimiento de riesgos

ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos con funciones integradas para rastrear riesgos, que te permite listarlos, gestionarlos y colaborar fácilmente. Una vez que selecciones un riesgo, puedes editar rápidamente su nombre, descripción, responsable y prioridad. Además, puedes añadir notas, archivos, imágenes y otros adjuntos a ese riesgo específico.

Otra potente función es nuestro panel en tiempo real. Este panel ofrece una visión rápida del estado del proyecto y es ideal para detectar riesgos antes de que se conviertan en problemas. Esta función es valorada por gerentes de todo el mundo, en empresas como Volvo, NASA y Bank of America.

ProjectManager es un software en línea que ofrece una herramienta colaborativa para rastrear riesgos, con todas las funciones que necesitas para identificarlos, darles seguimiento y resolverlos cuando se convierten en problemas. Pruébalo y descubre cómo facilita la gestión de riesgos y de todo el proyecto. ¡Prueba nuestra demo gratis por 30 días!