Die Projektübersicht ist Ihr Elevator Pitch. Sie ist kurz genug, um das obere Management schnell von der Gültigkeit und dem Wert Ihres Projekts zu überzeugen. Es handelt sich um eine einzige Seite, die – wenn sie richtig erstellt ist – den Start des Projekts auslösen kann.
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Was ist eine Projektübersicht?
Eine Projektübersicht ist eine Beschreibung des Projekts auf hoher Ebene und ein notwendiger Schritt, um jedes Projekt zu starten. Sie wird verwendet, um das obere Management zu überzeugen, dient aber auch dazu, das gesamte Projektteam im Hinblick auf die Projektziele und -vorgaben auf denselben Stand zu bringen.
Den Kurs zu halten ist der Schlüssel, um ein erfolgreiches Projekt zu liefern. Projektmanagement-Software bietet Ihnen die Werkzeuge, um den Fortschritt besser zu überwachen. Zum Beispiel zeigt ProjectManager immer Live-Daten an, was zu schnelleren Entscheidungen führt. Unsere Dashboards sind so eingerichtet, dass sie Ihnen Echtzeitinformationen aus einer übergeordneten Perspektive des Projekts liefern. Mit einem Klick lassen sich Berichte für bestimmte Details filtern und mit Stakeholdern teilen, um deren Erwartungen zu steuern. Sehen Sie alles, was im Projekt passiert: Arbeitslast, Kosten, Aufgabenfortschritt, Abweichungen, aufgewendete Zeit und mehr. Das ist eine echte Projektübersicht.
Die Projektübersicht sollte nur eine Seite lang und nicht technisch sein. Stattdessen sollte sie sich auf die Chancen konzentrieren, die das Projekt schaffen kann, oder auf das Problem, das es lösen soll. Die Ziele und Vorgaben werden ebenso beschrieben wie die Kriterien für ein erfolgreiches Ergebnis. Außerdem enthält sie eine Liste potenzieller Risiken und Annahmen.
Die Projektübersicht wird erstellt, bevor das Projekt beginnt, und dient als Zusammenfassung, die die wichtigsten Punkte des Projekts hervorhebt. Sie kann während des gesamten Projekts als Referenz verwendet werden, um sicherzustellen, dass alle auf die gleichen Ergebnisse hinarbeiten.
Warum eine Projektübersicht erstellen?
Eine Projektübersicht ist in vielerlei Hinsicht hilfreich. Zum einen dient sie als Verkaufsargument für die Personen in der Organisation, die die Befugnis haben, ein Projekt zu genehmigen. Es gibt eine Menge an Dokumentation und Recherche, die in die Projektvorbereitung einfließt. Die Projektübersicht fasst all diese Arbeit in einem kurzen, leicht verständlichen Dokument zusammen.
Aber auch nachdem das Projekt genehmigt wurde, behält die Projektübersicht ihren Wert. Sie haben die Daten vereinfacht und in ein Format gebracht, das schnell gelesen und verstanden werden kann. Jetzt kann sie verwendet werden, um das Projektteam auf den aktuellen Stand zu bringen.
Auch der Projektmanager wird die Arbeit schätzen, die in die Projektübersicht eingeflossen ist. Sie bietet eine einfache Möglichkeit, den Fortschritt des Projekts zu überprüfen und sicherzustellen, dass alle gesetzten Erwartungen erfüllt werden.
Nützlich zur Nachverfolgung von Änderungen
Wenn es während der Ausführungsphase des Projekts Änderungen gibt, können Sie die Projektübersicht anpassen, um die neuen Informationen widerzuspiegeln. Diese Änderungen werden dokumentiert und lassen sich leicht weitergeben, sodass das Team und die Stakeholder einfach auf den neuesten Stand gebracht werden können.
Nach Abschluss des Projekts ist die Projektübersicht auch ein wertvolles Archivdokument. Wenn Sie an einem ähnlichen Projekt arbeiten, können Sie frühere Projektübersichten einsehen und prüfen, ob sich eine davon eignet, um historische Daten zu nutzen, die helfen, das neue Projekt zu verkaufen und zu steuern.
Best Practices für Projektübersichten
Beim Erstellen einer Projektübersicht sollten Sie einige einfache Regeln befolgen. Erstens: Halten Sie sie kurz. Es handelt sich um eine Übersicht, nicht um eine detaillierte Analyse der Projekteinzelheiten. Unsere Projektübersicht-Vorlage ist beispielsweise so formatiert, dass sie Platz für eine kurze Einleitung bietet und dann Aufzählungspunkte verwendet, um die Informationen übersichtlich darzustellen.
Es gibt andere Projektdokumente, die das Projekt selbst detailliert beschreiben, wie etwa ein Projektsteckbrief. Die Projektübersicht konzentriert sich stärker auf die geschäftlichen Gründe für das Projekt. Daher sollte der Schwerpunkt einer Projektübersicht auf den Chancen oder Problemen liegen, die das Projekt angeht.
Wie bei jedem geschriebenen Dokument – insbesondere bei einem, das sich an ein nicht-technisches Publikum richtet – sollten Sie keinen Fachjargon verwenden und sich nicht in Details verlieren. Für dieses Maß an Tiefe gibt es später im Projektmanagement-Prozess genügend Raum. Die Projektübersicht muss klar und prägnant sein. Verwenden Sie Verben und kurze Sätze. Schlechte Formulierungen könnten dazu führen, dass Ihr Projekt nie die Chance bekommt, erfolgreich zu sein.
Wie Sie unsere Projektübersicht-Vorlage verwenden
Für jedes Projekt ist eine Menge Dokumentation erforderlich, und die Verwendung einer Vorlage reduziert den Verwaltungsaufwand und ermöglicht es Ihnen, sich direkt auf das Wesentliche zu konzentrieren. Laden Sie unsere kostenlose Projektübersicht-Vorlage herunter, um Ihr Projekt auf den Weg zum Erfolg zu bringen.
Identifizierungsdaten
Am oberen Rand der kostenlosen Projektübersicht-Vorlage wird das Projekt identifiziert. Es gibt Felder für den Projektnamen, den Projektmanager, die Person, die die Projektübersicht erstellt hat (einschließlich Datum, da diese im Laufe des Projekts überarbeitet werden kann) und schließlich den Projektsponsor.
Geschäftsfall
Unter diesen grundlegenden Informationen befindet sich der Geschäftsfall. Ein Geschäftsfall ist ein Dokument, das den Nutzen des Projekts für die Organisation beschreibt. Auch wenn Sie hier nicht so ins Detail gehen wie in einem vollständigen Geschäftsfall-Dokument, können Sie eine Liste der wichtigsten Vorteile in Stichpunkten aufführen. Es hilft außerdem, das Projekt zusammenzufassen, um diese Vorteile in den richtigen Kontext zu setzen.
Grund für das Projekt
Im nächsten Abschnitt können Sie die Gelegenheit oder das Problem beschreiben, das den Auslöser für das Projekt darstellt. Sobald dies identifiziert ist, können Sie erklären, wie das Projekt diese Gelegenheit nutzen oder das Problem lösen wird. Halten Sie es kurz, aber wirkungsvoll. Ziel ist es, das obere Management davon zu überzeugen, dieses Projekt zu unterstützen.
Ziele und Vorgaben
Danach werden die Ziele und Vorgaben des Projekts beschrieben. Hier können Sie den geschäftlichen Mehrwert des Projekts aufzeigen und erklären, wie es die Position der Organisation am Markt verbessert. Listen Sie diese Vorteile nach einer kurzen Einleitung auf. Denken Sie daran, dass die Projektübersicht auf eine Seite passen sollte – jedes Wort zählt. Machen Sie sie aussagekräftig.
Projektumfang
Hier können Sie den Umfang des Projekts erläutern. Besonders wichtig ist, dass Sie der Geschäftsleitung zeigen, was im Rahmen des Projekts enthalten ist und was nicht. Dies kann helfen, Bedenken auszuräumen, dass das Projekt zu viel Zeit oder Geld in Anspruch nehmen könnte.
Ergebnisse
Abschließend erklären Sie, wie Erfolg im Projekt aussehen wird. Sie zeigen die Metriken, mit denen dieser Erfolg gemessen wird, und legen dar, ob die Ergebnisse die Qualitätsanforderungen im Hinblick auf Kosten und Zeitrahmen erfüllen, die im Projektplan vorgesehen sind. Jedes Projekt braucht eine Ziellinie, und bevor Sie die Finanzierung und die Genehmigung zum Start erhalten, müssen Sie diese Erfolgskriterien definieren.
Wie ProjectManager bei der Projektplanung hilft
Sobald Ihr Projekt genehmigt wurde, müssen Sie den Plan erstellen, um Ihr endgültiges Ergebnis zu erreichen.
ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die Ihnen hilft, besser zu planen, indem sie Aufgaben und Teams organisiert. Sobald Sie eine Aufgabenliste haben, können Sie ein Excel-Dokument hochladen oder Ihre Aufgaben manuell in unsere Gantt-Diagramm-Ansicht eingeben. Es gibt außerdem branchenspezifische Vorlagen, die Ihnen den Einstieg erleichtern.
Wenn Sie die Dauer jeder Aufgabe hinzufügen, erscheinen diese automatisch in der visuellen Zeitachse. Sie können außerdem Ressourcen und Kosten hinzufügen, sodass Sie das gesamte Projekt an einem Ort überblicken können. Da nicht alle Aufgaben gleich sind, können Sie vier verschiedene Abhängigkeiten verknüpfen, um zu vermeiden, dass Verzögerungen im weiteren Verlauf des Projekts die Arbeit verlangsamen.
Binden Sie Ihr Team ein, indem Sie ihnen per E-Mail einen Link zum Projekt senden. Sie können Sicherheitsstufen festlegen, um Zugriff auf das Tool zu gewähren, ohne administrative Kontrolle zu vergeben. Weisen Sie anschließend Aufgaben zu, die Dateianhänge zur besseren Verständlichkeit enthalten können. Es gibt sogar ein Beschreibungsfeld für zusätzliche Anweisungen. Legen Sie Fristen, Prioritäten und benutzerdefinierte Tags fest, damit das Team schnell findet, was es braucht.
Um Ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, können Sie den Fortschritt in Echtzeit über ein Dashboard verfolgen, das eine Übersicht über die wichtigsten Projektkennzahlen bietet. Für detailliertere Einblicke nutzen Sie unsere One-Click-Berichtsfunktion, um über Status, Zeit, Kosten und mehr zu berichten. Diese Berichte lassen sich filtern, um genau das anzuzeigen, was Sie teilen möchten, und können einfach weitergegeben werden.
ProjectManager ist eine cloudbasierte Software, die Ihnen Echtzeitdaten liefert, um Ihr Projekt besser zu steuern. Schließen Sie sich Tausenden von Organisationen an, die unser Tool nutzen, um ihre Projekte effizienter zu organisieren. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion.