¿Cuál es el propósito de tu proyecto? ¿Qué se requiere? Estas son algunas de las primeras preguntas que debes hacerte, y se reúnen en una recopilación o elicitación de requisitos. Este proceso conduce al diseño y desarrollo de un proyecto exitoso. Descarga esta plantilla gratuita de recopilación de requisitos para Word y asegúrate de cubrir todos los aspectos fundamentales.

Esta plantilla es solo el comienzo de tu proyecto, uno que requerirá mucha gestión para mantenerse bajo control. El tipo de software que utilices será clave, especialmente si esa herramienta se integra con otras y reúne la mayoría de las funciones necesarias en un solo lugar.

Si utilizas un software de gestión de proyectos como ProjectManager, podrás adjuntar la plantilla de recopilación de requisitos a tu proyecto, junto con todos los documentos de apoyo, y mantenerlos accesibles para todo tu equipo. Incluso puedes adjuntar estos documentos directamente a una tarea, asignar un responsable y una fecha límite, y luego hacer seguimiento del progreso. Después, crea un cronograma con nuestros potentes diagramas de Gantt, enlazando los cuatro tipos de dependencias de tareas para evitar sobrecostos, filtrando la ruta crítica para identificar las tareas sin holgura y estableciendo una línea base para realizar el seguimiento en tiempo real. Comienza hoy gratis con ProjectManager.

¿Qué es una plantilla de recopilación de requisitos?

Una plantilla de recopilación de requisitos es un documento estructurado que recopila, organiza y documenta las necesidades y expectativas de las partes interesadas de un proyecto, producto o sistema. Proporciona un formato coherente para recopilar requisitos de diversas partes interesadas y capturar toda la información necesaria. Este documento ayuda a definir y aclarar el alcance del proyecto o producto, facilitando la comunicación entre el equipo de proyecto y los interesados.

Los equipos de proyecto utilizan una plantilla de recopilación de requisitos para asegurarse de tener una comprensión sólida de las necesidades de las partes interesadas, lo que se traduce en resultados de proyecto más exitosos.

¿Por qué necesitas una plantilla de recopilación de requisitos?

La plantilla de recopilación de requisitos es la base sobre la cual se sustenta tu proyecto. Recoge lo que se necesita y sirve como puente de información entre el usuario y el desarrollador. El usuario comunica lo que requiere y el desarrollador lo anticipa para asegurarse de que todo lo necesario en el producto esté contemplado en la recopilación de requisitos.

Según el Business Analysis Body of Knowledge, un requisito es “una condición o capacidad que necesita una parte interesada para resolver un problema o lograr un objetivo; una condición o capacidad que debe cumplir o poseer una solución o componente de solución para satisfacer un contrato, estándar, especificación u otros documentos formalmente impuestos; una representación documentada de una condición o capacidad”, como se indica en las dos definiciones anteriores.

Por lo tanto, los requisitos recopilados deben ser comprendidos por la parte interesada o el usuario. La recopilación de requisitos es una forma de reunirlos todos en un solo lugar, donde puedan ser aprobados por el usuario o las partes interesadas y por quienes ejecutarán el proyecto.

Esta plantilla de recopilación de requisitos abarca requisitos de negocio, de usuario y del sistema. Es un documento fundamental que debe completarse antes de comenzar cualquier proyecto, especialmente los de TI o desarrollo de software. Incluye todas las características y funciones de un producto y es comprensible para todos los involucrados, sin ambigüedades. De este modo, ayuda a llevar el proyecto a una conclusión satisfactoria para todas las partes.

¿Quién debe usar una plantilla de recopilación de requisitos?

Cualquier persona involucrada en la gestión de proyectos, desarrollo de productos, desarrollo de software o cualquier iniciativa en la que los objetivos empresariales definidos sean esenciales puede usar esta plantilla. Beneficia a quienes necesitan un enfoque estructurado para documentar y comunicar los requisitos del proyecto, incluidos los gerentes de proyecto, analistas de negocio, propietarios de producto, desarrolladores de software, consultores, clientes y partes interesadas.

¿Qué incluye nuestra plantilla de recopilación de requisitos para Word?

La plantilla gratuita de recopilación de requisitos contiene siete secciones, una para cada tipo de requisito de proyecto.

Requisitos de negocio

Definen los objetivos estratégicos y el propósito del proyecto. Explican qué necesidad organizacional se busca cubrir, qué beneficios se esperan y cómo se medirá el éxito. Suelen estar alineados con la visión, metas corporativas y prioridades estratégicas de la organización o del cliente.

Requisitos de las partes interesadas

Recogen las expectativas, intereses y condiciones planteadas por las personas u organismos involucrados. Incluyen directivos, clientes, proveedores, comunidad y autoridades. Garantizan que el proyecto considere y equilibre las necesidades de todos los actores relevantes en su planificación y ejecución.

Requisitos funcionales

Describen las funciones o resultados específicos que debe cumplir el proyecto o producto final. Detallan qué actividades, procesos o entregables deben realizarse para satisfacer los objetivos del negocio y las necesidades de las partes interesadas, asegurando trazabilidad y cumplimiento medible.

Requisitos no funcionales

Definen las condiciones bajo las cuales deben cumplirse los requisitos funcionales. Se refieren a aspectos de calidad como eficiencia, seguridad, durabilidad, facilidad de mantenimiento o estética. Establecen estándares de desempeño y fiabilidad esperados en la entrega del proyecto.

Requisitos técnicos

Describen las condiciones físicas, materiales o metodológicas necesarias para ejecutar el proyecto. Pueden incluir especificaciones de equipos, materiales, herramientas, métodos constructivos, o procedimientos operativos. Garantizan que el proyecto sea viable técnica y operativamente dentro de los recursos disponibles.

Requisitos regulatorios y de cumplimiento

Incluyen todas las leyes, normas, licencias y políticas aplicables al proyecto. Abarcan requisitos de seguridad, medio ambiente, salud ocupacional, contratación o calidad. Su objetivo es asegurar que las actividades y entregables cumplan con los estándares legales y sectoriales vigentes.

Requisitos de usuario o de operación

Definen cómo los usuarios, clientes o beneficiarios utilizarán o interactuarán con el producto, servicio o instalación final. Describen necesidades de accesibilidad, mantenimiento, comodidad, seguridad o facilidad de uso que garanticen una experiencia satisfactoria y eficiente.

Requisitos de transición o implementación

Establecen las condiciones necesarias para la puesta en marcha y entrega del proyecto. Incluyen capacitación, documentación, validaciones, pruebas, recepción de obra y procedimientos de entrega. Buscan asegurar una adopción fluida, sin interrupciones en las operaciones existentes.

¿Cómo usar nuestra plantilla de recopilación de requisitos?

Nuestra plantilla de recopilación de requisitos está diseñada para ser práctica y adaptable. Todos los campos son dinámicos, por lo que si necesitas cambiar el nombre de una sección o encabezado para alinearlo con la terminología de tu organización, basta con seleccionarlo y escribir encima.

También hay espacio en los cuadros para agregar filas y columnas según sea necesario, de modo que puedas detallar tu lista tanto como quieras.

Ejemplos de cuándo usar una plantilla de recopilación de requisitos

Veamos algunos escenarios por sector que pueden beneficiarse de un proceso de recopilación de requisitos bien ejecutado.

Recopilación de requisitos en servicios profesionales

En los servicios profesionales, una plantilla de recopilación de requisitos ayuda a garantizar que el proyecto esté alineado con las necesidades del cliente. Por ejemplo, si una panadería local contrata una agencia de marketing para crear un nuevo sitio web, esta plantilla puede ayudar a comprender los objetivos, desafíos y expectativas de la panadería. Permite definir el alcance del proyecto para evitar desviaciones y sirve como puente de comunicación entre la agencia de marketing y la panadería.

Recopilación de requisitos en TI

Dado que el sector TI es altamente orientado al cliente, también se beneficia enormemente de nuestra plantilla. En el desarrollo de software, ayuda a comprender los flujos de trabajo de los usuarios, sus puntos de dolor y las funcionalidades deseadas. Este proceso también resulta útil en las mejoras de infraestructura de red, al analizar la red existente para identificar cuellos de botella y vulnerabilidades de seguridad. La recopilación de requisitos facilita la obtención de información de las partes interesadas, fomenta discusiones colaborativas y garantiza que las empresas de TI ofrezcan soluciones alineadas con las necesidades del cliente.

Recopilación de requisitos en servicios financieros

En los servicios financieros, la recopilación de requisitos resulta esencial debido al estricto entorno regulatorio y la complejidad del manejo de datos. Ayuda a mejorar el cumplimiento normativo al capturar las obligaciones regulatorias y documentar cómo los procesos cumplirán con esos estándares. También contribuye a abordar estrategias de mitigación de riesgos como la detección de fraudes, la evaluación de riesgos y la recuperación ante desastres.

ProjectManager para cumplir con los requisitos del proyecto

Como se mencionó anteriormente, la recopilación de requisitos es solo el punto de partida que impulsa un proyecto hacia adelante. Mantenerse en el camino y alcanzar la meta con éxito requiere más que recopilar y planificar: se necesitan las herramientas adecuadas para el trabajo.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube, lo que significa que nuestro panel en tiempo real captura el progreso a medida que los miembros del equipo actualizan la información. Estos datos se transforman automáticamente en gráficos y diagramas coloridos, fáciles de leer y compartir. ProjectManager facilita la colaboración y ofrece diagramas de Gantt en línea para mantener a todos dentro del cronograma, además de tableros Kanban para un flujo de trabajo visual. Descubre cómo puede ayudar a tu próximo proyecto con esta prueba gratuita de 30 días.