Agile es una metodología de gestión de proyectos muy útil cuando se aplica correctamente. Sin embargo, si todo el equipo no está familiarizado con ella, el trabajo puede volverse ineficiente. Para evitarlo, todos los miembros del equipo agile deben saber qué son un product backlog y un sprint backlog, ya que ambos son esenciales para planificar y priorizar tareas en la gestión de proyectos agile. Estos conceptos también se aplican a scrum, kanban y otros marcos de trabajo agile similares.
Qué es un product backlog
El product backlog es una lista que recopila todas las tareas y user stories que deben completarse para finalizar un proyecto. Pero no se trata simplemente de una lista de tareas. Un product backlog eficaz descompone cada uno de sus elementos en una serie de pasos que ayudan al equipo de desarrollo a ejecutar el trabajo.
El product backlog es fundamental para la gestión de productos y para la implementación de agile, y además es uno de los siete artefactos de scrum que dan forma a esta metodología. Sin embargo, aunque esté planificado, el product backlog no es algo fijo. Como ocurre con la mayoría de los aspectos de la gestión de proyectos agile, habrá cambios. La flexibilidad es clave.
Los equipos agile pueden apoyarse en software de gestión de proyectos para administrar su product backlog. ProjectManager es un software de gestión del trabajo y de proyectos en línea diseñado tanto para proyectos agile como tradicionales. Nuestra vista de lista de tareas permite recopilar elementos del product backlog, establecer prioridades, añadir descripciones y asignar miembros del equipo. Como contamos con múltiples vistas de proyecto, los equipos pueden cambiar a la vista de tablero kanban y colaborar para planificar sus sprints. Empieza hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.
Qué debe incluir un product backlog
Aunque el concepto de product backlog es relativamente sencillo, puede volverse difícil de gestionar, ya que está compuesto por todo lo que debe completarse para que un proyecto tenga éxito. Es necesario conocer el proyecto a fondo y contar con la capacidad de desglosar cada una de esas tareas en una serie de pasos que luego puedan asignarse al equipo, el cual no solo debe ejecutarlos, sino también comprenderlos. A continuación, se presentan los elementos más importantes de un product backlog.
User stories y epics
Las user stories son descripciones breves y simples de una funcionalidad desde la perspectiva del usuario final, que normalmente siguen el formato: “Como [usuario], quiero [funcionalidad] para [beneficio]”. Los epics son user stories de mayor tamaño que requieren varios sprints o tareas para completarse y que posteriormente se dividen en user stories más pequeñas y accionables.
Mejoras técnicas
Se trata de mejoras relacionadas con el backend o la infraestructura que optimizan el rendimiento, la escalabilidad, la seguridad o la mantenibilidad del sistema. Algunos ejemplos incluyen la refactorización de código, la optimización de consultas a bases de datos o la actualización de frameworks.
Corrección de errores
Las correcciones de errores abordan defectos en el software que afectan la funcionalidad, el rendimiento o la experiencia del usuario. Estos problemas se identifican mediante pruebas, comentarios de usuarios o herramientas de monitoreo y deben priorizarse según su gravedad e impacto.
Investigación y spikes
Los spikes son investigaciones o experimentos con un tiempo limitado cuyo objetivo es adquirir conocimiento, reducir la incertidumbre o evaluar la viabilidad técnica. Se utilizan con frecuencia cuando los equipos necesitan explorar nuevas tecnologías, decisiones de arquitectura o requisitos complejos antes de comprometerse con la implementación.
Requisitos no funcionales
Definen atributos del sistema como rendimiento, confiabilidad, escalabilidad y seguridad. A diferencia de los requisitos funcionales, que describen qué debe hacer el sistema, los requisitos no funcionales especifican qué tan bien debe funcionar bajo distintas condiciones.
Dependencias y restricciones
Las dependencias son tareas o requisitos que dependen de que otros elementos de trabajo se completen antes de poder ser implementados. Las restricciones se refieren a limitaciones como presupuesto, tiempo, requisitos regulatorios o restricciones técnicas que influyen en el desarrollo del producto.
Story points
Los story points son una unidad de medida utilizada en la gestión de proyectos agile para estimar el esfuerzo necesario para completar una tarea o user story. Consideran factores como complejidad, riesgo y tiempo, lo que ayuda a los equipos a evaluar la carga de trabajo y priorizar tareas sin depender de estimaciones de tiempo exactas.
Criterios de aceptación
Los criterios de aceptación son las condiciones y requisitos específicos que un producto o funcionalidad debe cumplir para considerarse completo y aceptable por parte del cliente o los interesados. Proporcionan lineamientos claros para una implementación y pruebas exitosas.
Niveles de prioridad y estado de los elementos del backlog
Los niveles de prioridad y el estado de los elementos del backlog ayudan a los equipos a organizar y hacer seguimiento del trabajo dentro de un backlog agile. Los niveles de prioridad (por ejemplo, alto, medio, bajo) definen la importancia, mientras que el estado (por ejemplo, por hacer, en progreso, completado) indica el avance hacia su finalización.
Qué es un sprint backlog
El sprint backlog es un subconjunto del product backlog. El sprint backlog se deriva del product backlog, pero contiene únicamente los elementos que pueden completarse durante cada sprint agile. Puede considerarse como las instrucciones de trabajo del equipo durante ese sprint de corta duración.
La complejidad del proyecto determinará el contenido del sprint backlog, pero en términos generales la idea es dedicar al equipo únicamente a aquellas tareas que puedan completarse durante el sprint. Por supuesto, si el proyecto es complejo, el sprint backlog también puede aumentar en complejidad y extensión.
A diferencia del product backlog, el sprint backlog no se modifica durante el período del sprint. Puede ajustarse, pero únicamente durante la reunión de planificación del sprint. Una vez acordado, los elementos y los pasos necesarios para completarlos quedan congelados durante toda la duración del sprint.
Ejemplo de product backlog
El siguiente ejemplo de product backlog muestra los epics, user stories, correcciones de errores, spikes y mejoras técnicas en los que un equipo de desarrollo de software planea trabajar a lo largo de dos sprints distintos. También muestra el nivel de prioridad, los story points, el estado de asignación y los criterios de aceptación de cada elemento del backlog.
Ejemplo de sprint backlog
Un sprint backlog contiene las tareas que el equipo de desarrollo se compromete a completar durante un sprint. A continuación, se muestra un ejemplo de un sprint de dos semanas enfocado en mejorar la autenticación de usuarios y optimizar el proceso de pago.
Objetivo del sprint:
Mejorar la autenticación de usuarios y optimizar la experiencia de pago para lograr un proceso de compra más fluido.
Elementos del sprint backlog:
- User story: Como usuario, quiero restablecer mi contraseña por correo electrónico para poder recuperar el acceso a mi cuenta. (Alta prioridad, asignado al equipo de desarrollo, en progreso, 5 story points)
- Implementar la funcionalidad de “Olvidé mi contraseña” (Alta prioridad, asignado a John, en progreso, 3 story points)
- Diseñar la plantilla de correo electrónico para el restablecimiento de contraseña (Prioridad media, asignado a Sarah, por hacer, 2 story points)
- Integrar el servicio de correo electrónico para el restablecimiento de contraseña (Alta prioridad, asignado a Mike, por hacer, 3 story points)
- Corrección de error: Corregir el botón de pago que no responde en dispositivos móviles (Prioridad crítica, asignado a Emma, completado, 2 story points)
- Mejora técnica: Optimizar las consultas a la base de datos para reducir los tiempos de carga de las páginas (Prioridad media, asignado a James, por hacer, 5 story points)
- Spike: Investigar opciones de implementación de autenticación de dos factores (2FA) (Prioridad baja, asignado a Linda, por hacer, 3 story points)
- Requisito no funcional: Garantizar que el restablecimiento de contraseñas cumpla con las mejores prácticas de seguridad (Alta prioridad, asignado al equipo de desarrollo, por hacer, 2 story points)
A lo largo del sprint, las tareas pasan por distintos estados como Por hacer, En progreso y Completado, lo que garantiza que el avance se supervise de forma eficaz.
Creamos los ejemplos de product backlog y sprint backlog anteriores utilizando nuestra plantilla gratuita de product backlog para Excel. Sin embargo, aunque las plantillas de Excel pueden resultar útiles para los equipos agile, no pueden competir con ProjectManager, un software de gestión de proyectos para equipos de desarrollo agile y de productos.
El product backlog de ProjectManager muestra las tareas del proyecto y las user stories, así como su fecha límite, la persona asignada, el nivel de prioridad y el porcentaje de avance. Los responsables pueden arrastrar y soltar fácilmente estas tareas para refinar el product backlog. Además, ProjectManager permite que los miembros del equipo colaboren en tiempo real.
Quién es responsable del product backlog
El product backlog es creado por el product owner, quien es el principal interesado del proyecto y, por lo tanto, tiene una visión completa del mismo. El product backlog sirve como guía para el equipo agile y debe redactarse de forma clara y sencilla para evitar errores de comunicación o malentendidos.
Para que el proceso sea lo más completo posible, el product backlog debe estar bien organizado y cada elemento debe explicarse en detalle como parte del plan para avanzar con éxito a lo largo del proyecto.
El product owner conoce lo que quiere el cliente y puede trabajar hacia atrás a partir de ese objetivo para asegurarse de que todo se haga para cumplirlo. Ese objetivo es la referencia principal del product owner y, mientras los intereses del cliente guíen el backlog, el trabajo será efectivo.
Quién es responsable del sprint backlog
El sprint backlog pertenece al equipo de desarrollo en scrum. Aunque el product owner es responsable de priorizar y gestionar el product backlog general, una vez que comienza el sprint, el equipo de desarrollo selecciona el trabajo que se compromete a completar y asume la plena responsabilidad del sprint backlog.
El scrum master se asegura de que el equipo siga las prácticas de scrum, pero no controla el sprint backlog. Solo el equipo de desarrollo puede añadir, eliminar o modificar tareas dentro del sprint backlog durante el sprint, en función del progreso y de nuevos aprendizajes.
Plantilla de product backlog
Hemos creado una plantilla gratuita de product backlog para Excel, que permite a los equipos de gestión de proyectos agile administrar los elementos del backlog y planificar sprints.
Cómo gestionar un product backlog y un sprint backlog
Está claro que, para que el equipo trabaje de forma eficaz, debe comprender la diferencia entre un product backlog y un sprint backlog, y cómo estos dos artefactos de scrum interactúan para impulsar el proyecto.
1. Identificación de elementos del product backlog
La identificación de los elementos del backlog del proyecto implica recopilar, definir y priorizar los requisitos que contribuyen a los objetivos del proyecto. Esto incluye user stories, funcionalidades, correcciones de errores, mejoras técnicas y tareas de investigación. Los insumos provienen de los interesados, los clientes y el equipo de desarrollo. El product owner se asegura de que los elementos del backlog estén alineados con los objetivos de negocio, mientras que las sesiones de refinamiento ayudan a aclarar y estimar el esfuerzo requerido.
2. Refinamiento del product backlog o product backlog grooming
Para responder a los cambios y adaptarse a un marco de trabajo agile, los equipos agile actualizan constantemente sus product backlogs. Este proceso se conoce como backlog grooming o backlog refinement. Consiste en añadir, eliminar y priorizar tareas dentro del product backlog agile para maximizar la eficiencia del flujo de trabajo. Se lleva a cabo durante un evento agile denominado reunión de product backlog grooming. El product owner es responsable de supervisar este proceso, pero todos los miembros del equipo agile participan.
3. Priorización del product backlog
La priorización del product backlog garantiza que los elementos más valiosos e impactantes se aborden primero. El product owner prioriza los elementos del backlog en función de factores como el valor de negocio, las necesidades del cliente, las dependencias y la viabilidad técnica. Técnicas como MoSCoW (must-have, should-have, could-have, won’t-have), WSJF (weighted shortest job first) y valor frente a esfuerzo ayudan a determinar la prioridad. El refinamiento periódico del backlog mantiene las prioridades alineadas con los objetivos del proyecto.
4. Evaluación del esfuerzo y la complejidad
La evaluación del esfuerzo y la complejidad ayuda al equipo de desarrollo a estimar el tiempo y los recursos necesarios para los elementos del backlog. Se utilizan técnicas como story points, T-shirt sizing (S, M, L, XL) y planning poker para medir la complejidad y la carga de trabajo. Factores como la dificultad técnica, las dependencias y los riesgos influyen en las estimaciones. Las evaluaciones precisas respaldan la planificación del sprint y permiten compromisos realistas y cargas de trabajo equilibradas.
5. Planificación del sprint
Durante la reunión de planificación del sprint, todos los miembros del equipo de desarrollo deben analizar qué debe hacerse y cómo se completará para determinar qué elementos del product backlog se trasladan al sprint backlog.
En este punto, cada elemento del sprint backlog se desglosa en tareas o pasos necesarios para completarlo. Todo esto debe comunicarse y acordarse. Tal como se indicó anteriormente, una vez iniciado el sprint no pueden realizarse cambios en las tareas ni en los pasos necesarios para completarlas.
6. Ejecución de los elementos del product backlog
Esta fase ocurre durante los sprints, cuando el equipo de desarrollo selecciona tareas de alta prioridad del backlog y trabaja en ellas de forma incremental. Las tareas se desglosan en pasos accionables, se asignan a los miembros del equipo y se supervisan mediante tableros scrum o kanban. Las reuniones diarias ayudan a controlar el progreso, abordar bloqueos y mantener la alineación. Los elementos completados pasan por pruebas y revisiones antes de su despliegue.
7. Revisión y retrospectiva del sprint
La revisión del sprint consiste en que el equipo de desarrollo presenta el trabajo completado a los interesados para obtener retroalimentación. Esta sesión garantiza que el producto esté alineado con las necesidades del negocio y permite ajustar el backlog en función de los aprendizajes obtenidos.
La retrospectiva del sprint se centra en la mejora interna del equipo. El equipo reflexiona sobre qué funcionó bien, qué puede mejorarse y qué acciones deben tomarse para optimizar los próximos sprints, fomentando la mejora continua.
Diferencias clave entre product backlog y sprint backlog
Comprender la diferencia entre un product backlog y un sprint backlog es esencial para una gestión de proyectos agile eficaz. Aunque ambos son componentes clave de scrum, cumplen funciones distintas. El product backlog es una lista dinámica y de alto nivel de todos los requisitos del proyecto, mientras que el sprint backlog es un subconjunto específico de tareas seleccionadas para un sprint determinado. La siguiente tabla destaca las principales diferencias entre ambos.
| Característica | Product backlog | Sprint backlog |
| Propósito | Contiene todo el trabajo potencial del producto | Define el trabajo comprometido para el sprint actual |
| Responsabilidad | Gestionado por el Product Owner | Gestionado por el equipo de desarrollo |
| Alcance | Amplio, cubre todo el producto | Enfocado, limitado a un solo sprint |
| Contenido | Funcionalidades, user stories, tareas técnicas, correcciones de errores y elementos de investigación | User stories seleccionadas, tareas, correcciones de errores y objetivos del sprint |
| Horizonte temporal | A largo plazo, evoluciona con el tiempo | A corto plazo, se actualiza únicamente durante el sprint |
| Priorización | Se refina y reprioriza de forma continua | Se mantiene fija durante el sprint (salvo cambios críticos) |
| Nivel de detalle | Puede incluir epics de alto nivel y tareas parcialmente definidas | Está completamente refinado y desglosado en tareas accionables |
| Flexibilidad | Los elementos pueden añadirse, eliminarse o repriorizarse en cualquier momento | Los elementos quedan bloqueados una vez iniciado el sprint (excepto en casos especiales) |
Cómo debe ser un sprint backlog eficaz
Por definición, el sprint backlog es más fácil de crear. Es más pequeño y manejable, pero eso no significa que pueda desarrollarse sin pensar estratégicamente en la capacidad del equipo y los recursos disponibles. Si se asigna al equipo más trabajo del que puede asumir, el producto se estanca.
Los equipos pueden sentir que pueden hacer más de lo que realmente pueden, por lo que corresponde al equipo de desarrollo y al scrum master, un experto en metodología scrum que guía mediante experiencia y conocimiento, determinar lo que el equipo es capaz de hacer a partir de una estimación adecuada de su capacidad.
Definir los parámetros del sprint
Recuerda que un sprint suele durar alrededor de dos semanas, aunque este período puede variar según el tamaño del equipo y los recursos del proyecto, por lo que la duración del sprint es otra variable que debe definirse. El sprint, aunque sea corto, no debe sobrecargar al equipo ni obligarlo a trabajar con prisas y entregar resultados de baja calidad.
Por ello, mientras el equipo de desarrollo define el sprint backlog y los pasos necesarios para completarlo, es importante generar ideas junto con ellos y abrir un diálogo para determinar qué es viable desde el punto de vista estratégico para el sprint.
Antes de mover una tarea del product backlog al sprint backlog, el product owner y el scrum master deben asegurarse de que el equipo tenga claros los pasos necesarios para completar dicha tarea. Es importante obtener su aprobación para evitar confusiones que puedan generar problemas durante el sprint.
No olvides priorizar
Siempre es recomendable priorizar las tareas del product backlog desde las más críticas hasta las menos importantes. Esta es una responsabilidad del product owner, ya que es quien conoce en mayor profundidad las necesidades de los interesados.
Aunque podría parecer lógico que el scrum master ayude con la priorización, es importante recordar que su función es apoyar el proceso, no el producto. Pero ese es otro concepto y otro proceso para otro momento.
Con un buen entendimiento del product backlog y del sprint backlog, estarás bien encaminado para utilizar agile como apoyo en la gestión de proyectos. Es un excelente principio organizativo y una herramienta más para tu arsenal.
Gestiona tu backlog con ProjectManager
ProjectManager es un software galardonado que ayuda a los equipos agile a gestionar su product backlog y colaborar en la planificación de sprints. Nuestras múltiples vistas de proyecto permiten que los equipos agile trabajen con las herramientas que prefieren, al tiempo que ofrecen a otros departamentos —que pueden gestionar su trabajo de forma diferente— las funcionalidades que necesitan. Todas las vistas de proyecto comparten datos en tiempo real, lo que crea una única fuente de información confiable que mantiene a todos alineados.
Gestiona tu backlog en tableros kanban
Una de las múltiples vistas de proyecto es el tablero kanban o scrum board, una herramienta esencial de la gestión de proyectos agile. Esta funcionalidad de flujo de trabajo visual permite a los equipos gestionar su backlog mediante tarjetas y colaborar en la planificación de sprints. Los responsables obtienen visibilidad a medida que las tarjetas avanzan de una columna a otra, lo que representa el ciclo de producción. Si surge un posible cuello de botella, los responsables pueden reasignar recursos rápidamente para resolverlo y mantener el avance del equipo.
Haz seguimiento del progreso con paneles en tiempo real
Para obtener una visión general del progreso y el rendimiento del equipo, ProjectManager ofrece paneles en tiempo real. No requieren configuración, a diferencia de otras herramientas menos avanzadas, ya que el software captura y calcula automáticamente seis métricas del proyecto que se muestran en gráficos y diagramas claros y fáciles de interpretar. Los responsables acceden a información crítica en tiempo real, lo que les permite tomar mejores decisiones.
Genera reportes con un solo clic
Cuando necesitas un mayor nivel de detalle del que ofrece el panel, puedes generar distintos reportes en tiempo real con un solo clic. Obtén reportes sobre el estado del proyecto, variaciones, costos y mucho más. Todos los reportes pueden filtrarse para mostrar únicamente los datos que deseas ver. Además, es fácil compartirlos en formato PDF o incluso imprimirlos, según la forma en que los interesados prefieran recibir actualizaciones. Contar con más datos permite una mejor comprensión del proyecto tanto para ti como para los interesados.
Nuestro software es colaborativo por naturaleza, algo fundamental para que los equipos agile trabajen mejor juntos, ya sea gestionando su product backlog o planificando sprints. Se pueden añadir comentarios a nivel de tarea e incluso etiquetar a personas que no forman parte del equipo si se requiere su opinión. Los equipos también pueden compartir archivos. Todas las actualizaciones se envían mediante notificaciones por correo electrónico o alertas dentro de la aplicación, lo que garantiza que todos estén siempre alineados.
Al crear un product backlog y un sprint backlog, es fundamental contar con las herramientas adecuadas para organizar, priorizar y asignar todas esas tareas. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que incluye un panel en tiempo real para hacer seguimiento del progreso del proyecto y ofrece una plataforma robusta con tableros kanban para que los equipos colaboren durante los sprints. Pruébalo hoy mismo con esta prueba gratuita de 30 días.