Una buena estimación de costos es esencial para el éxito en la gestión de proyectos. A lo largo del ciclo de vida de un proyecto pueden surgir muchos costos, y contar con un método preciso de estimación de costos puede marcar la diferencia entre un plan exitoso y uno fallido. Sin embargo, estimar los costos de un proyecto no es tarea sencilla. Los proyectos conllevan riesgos, y los riesgos pueden generar costos imprevistos y problemas de gestión de costos.
¿Qué es la estimación de costos de proyecto?
La estimación de costos de un proyecto es el proceso que considera los costos directos, indirectos y otros tipos de costos para calcular un presupuesto que cubra el compromiso financiero necesario para ejecutar el proyecto con éxito. Para ello, los gestores de proyectos y estimadores utilizan una estructura de desglose de costos para identificar todos los gastos del proyecto.
La estimación de costos es fundamental en cualquier tipo de proyecto, desde la construcción de un puente hasta el desarrollo de una nueva aplicación. Todo cuesta dinero, y cuanto más claro se tenga el monto necesario, mayores serán las probabilidades de lograr los objetivos del proyecto.
Esta tarea es un paso clave durante la fase de planificación del proyecto, ya que permite crear un presupuesto que cubra los costos necesarios para alcanzar las metas y objetivos definidos por los ejecutivos y partes interesadas del proyecto.
¿Qué es una estimación de proyecto?
Una estimación de proyecto consiste en prever con precisión el tiempo, los costos y los recursos requeridos para ejecutar un proyecto. Para ello, se analiza información histórica, se consulta al cliente y se enumeran todos los recursos y su duración de uso a lo largo del proyecto.
Para crear una estimación, primero debes definir el alcance del proyecto y luego desarrollar una estructura de desglose de costos que permita identificar los distintos gastos en cada etapa del ciclo de vida del proyecto.
La estimación de costos es más fácil con la ayuda de software de gestión de proyectos como ProjectManager. Puedes añadir presupuestos y costos planificados para tareas específicas, incluir tarifas de mano de obra y calcular automáticamente los costos estimados al construir tu plan en el diagrama de Gantt. A medida que avanza el proyecto, puedes hacer un seguimiento de los costos en tiempo real desde el panel automatizado. Pruébalo gratis hoy mismo.
Tipos de costos de proyecto
Existen cinco tipos principales de costos que conforman la línea base de costos de un proyecto. A continuación, se presenta un resumen de cada uno y cómo medirlos.
- Costos directos: Son aquellos que están directamente relacionados con actividades específicas del proyecto. Suelen ser más fáciles de estimar e incluyen materiales, mano de obra, suministros, etc.
- Costos indirectos: Son los costos que respaldan al proyecto de manera general, como los administrativos. Ejemplos: alquiler, sueldos del personal administrativo, servicios públicos, etc.
- Costos fijos: No cambian a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Ejemplos: costos de instalación, rentas, seguros, impuestos sobre la propiedad, etc.
- Costos variables: Varían según la cantidad de trabajo realizado en el proyecto. Incluyen salarios por hora, materiales, combustible, entre otros.
- Costos hundidos: Son inversiones ya realizadas que no pueden recuperarse. Ejemplos: gastos de marketing, investigación o instalación de software.
¿Qué hace un estimador de costos de proyecto?
El estimador o calculista de proyectos es el responsable de determinar la duración y los recursos necesarios para ejecutar un proyecto con éxito. Esto incluye calcular la mano de obra, materiales y otros elementos que impactan el presupuesto del proyecto.
Para ello, debe comprender el proyecto y sus fases, y analizar datos históricos de proyectos similares. También debe tener dominio de conceptos matemáticos clave.
A diferencia del gerente de proyecto, que supervisa la entrega y ejecución del proyecto, el estimador se enfoca en los costos directos e indirectos. Colabora estrechamente con profesionales contractuales para elaborar estimaciones precisas, que luego se presentan a los líderes del proyecto.
Técnicas de estimación de costos de proyecto
Todos estos factores afectan la estimación de costos, lo que hace difícil obtener cálculos precisos. Por suerte, existen técnicas de estimación que permiten lograr una mayor exactitud.
Estimación análoga
Consulta con expertos que hayan trabajado en proyectos similares o usa tus propios datos históricos. Si tienes acceso a información relevante de proyectos anteriores, aplica la estimación análoga, que permite identificar precedentes útiles para prever costos en las primeras etapas del proyecto.
Estimación paramétrica
Este método estadístico o de estimación paramétrica también usa datos históricos de factores clave de costos y luego calcula su impacto si se modifica la duración u otra variable del proyecto.
Estimación ascendente
Este enfoque más detallado consiste en estimar los costos de cada tarea individual y luego sumarlos para obtener el costo total del proyecto. Es ideal para proyectos complejos con muchas variables, como el desarrollo de software o los proyectos de construcción.
Estimación de tres puntos
Este método genera tres escenarios: el más probable, el optimista y el pesimista. Luego, se aplica una fórmula para calcular un valor estimado.
Análisis de reservas
Consiste en determinar cuánto debe reservarse como contingencia. Esta técnica busca gestionar la incertidumbre financiera del proyecto.
Costo de la calidad
El costo de la calidad incluye el dinero invertido para evitar fallos durante el proyecto, así como el gasto en corregirlos después. Esto ayuda a ajustar mejor la estimación total. Comparar ofertas de proveedores también es útil para definir costos.
Herramientas dinámicas de estimación de costos
Al estimar costos, es útil usar software en línea para recopilar toda la información del proyecto. Un software de gestión de proyectos puede integrarse con muchas de estas técnicas para facilitar el proceso. Usa estas herramientas para definir equipos, tareas, metas, gestionar proveedores y hacer seguimiento de los costos conforme avanza el proyecto.
Cómo estimar los costos de un proyecto en 10 pasos
El gobierno de EE. UU. ha establecido un proceso de 10 pasos que permite obtener estimaciones de costos válidas y confiables para la gestión de proyectos. Son los siguientes:
- Definir el propósito de la estimación: Establece el objetivo, el nivel de detalle requerido, quién recibirá la estimación y el alcance general.
- Elaborar un plan de estimación: Reúne un equipo de estimadores, define las técnicas que usarán, crea un cronograma y asigna quién realizará la estimación independiente. Elabora también el calendario del equipo.
- Definir características: Crea una descripción base del propósito, sistema y características de rendimiento. Incluye tecnología, configuración, cronograma, estrategias, sistemas relacionados, soporte, seguridad, riesgos, pruebas, producción, despliegue, mantenimiento y sistemas heredados.
- Determinar técnicas de estimación: Define una estructura de desglose del trabajo (EDT) y escoge el método más adecuado para cada elemento. Verifica factores de costo y cronograma. Crea una lista de verificación.
- Identificar reglas, supuestos y recopilar datos: Define claramente qué se incluye y excluye en la estimación, así como los supuestos específicos.
- Desarrollar una estimación puntual: Elabora un modelo de costos estimando cada elemento de la EDT.
- Realizar un análisis de sensibilidad: Evalúa cómo varían los costos ante cambios en los datos y supuestos, e identifica los principales factores que los afectan.
- Realizar un análisis de riesgos e incertidumbre: Identifica los riesgos técnicos, de costo y cronograma en cada elemento de la EDT y cómo gestionarlos.
- Documentar la estimación y presentarla a la dirección: Documenta cada paso del proceso y presenta los resultados a los interesados del proyecto para su aprobación.
- Actualizar la estimación: Registra cualquier cambio y elabora informes. Realiza también una evaluación final para documentar lecciones aprendidas.
Ejemplo de estimación de costos de proyecto
Veamos ahora un ejemplo práctico para entender cómo funciona el proceso de estimación. La estimación de costos en la construcción es directa, por lo que usaremos un proyecto de construcción como referencia. Este ejemplo se enfocará en los requisitos generales de una estimación de costos en la gestión de proyectos.
Primero, haz una lista con los distintos elementos necesarios para ejecutar el proyecto. Reúne todos los documentos clave como planos, diseños, especificaciones, licencias y permisos. En ellos encontrarás información sobre costos administrativos, costos financieros, honorarios legales y de ingeniería, seguros, entre otros.
Después, utiliza una estructura de desglose del trabajo (EDT) para identificar todas las actividades del proyecto. A cada actividad del cronograma de obra le asignas costos de mano de obra, costos directos e indirectos. Una técnica útil en este contexto es la estimación ascendente, que permite calcular los costos actividad por actividad para generar propuestas más precisas en licitaciones.
Suma los costos individuales para obtener subtotales por línea, y luego agrégalos para calcular el costo total del proyecto. Una plantilla de estimación de costos es una herramienta útil para recopilar y dar seguimiento a esta información.
ProjectManager facilita la estimación de costos de proyecto
ProjectManager es un software de gestión de proyectos que incluye funciones diseñadas para ayudar a crear estimaciones de costos más precisas. Nuestra vista de diagrama de Gantt permite hacer seguimiento de costos y gastos a nivel de tareas y proyectos.
Estimar los costos de tareas específicas
Puedes agregar columnas en el Gantt para registrar el costo estimado, la línea base y el costo real de cada tarea. Esto permite identificar rápidamente la varianza de costos y mantener el presupuesto bajo control durante la ejecución.
Nuestro diagrama de Gantt en línea permite hacer seguimiento no solo de tareas, sino también de materiales y costos fijos por actividad. Todo se centraliza en una sola vista.
Empieza creando un proyecto y luego accede a la vista Gantt en ProjectManager. Puedes importar datos desde un archivo o ingresar la información directamente. La plataforma permite compartir el proyecto fácilmente con el equipo o las partes interesadas para obtener retroalimentación o aprobación.
Estimar los costos de recursos
Otra función útil para estimar costos es la herramienta de gestión de recursos de ProjectManager. Con ella puedes visualizar los costos a través de la carga de trabajo asignada a tareas y proyectos.
Al planificar tu proyecto con nuestra herramienta de planificación de recursos, puedes tomar en cuenta horarios del personal, alquileres de equipos, feriados o espacios de oficina, entre otros factores que afectan el presupuesto. Distribuir los recursos de forma equilibrada ayuda a controlar los costos.
Crea un plan de recursos definiendo las fechas de uso planificadas, duración e involucrados. Esto incluye equipos o alquileres de sitios. Al desglosar los recursos necesarios por actividad y por día, puedes generar un cronograma detallado con duración y costos estimados.
Preguntas frecuentes sobre la estimación de costos de proyecto
Aquí tienes algunas de las preguntas más frecuentes sobre la estimación de costos en la gestión de proyectos.
¿Qué es el análisis de costos de un proyecto?
El análisis de costos de un proyecto se utiliza para determinar los costos, gastos y beneficios asociados a un proyecto. Es un proceso que permite evaluar si el proyecto es viable.
¿Qué es el desglose de costos de un proyecto?
El desglose de costos es el proceso mediante el cual un gerente de proyecto estima cuánto se debe invertir para completar el proyecto. Para ello, se utiliza una estructura de desglose de costos que garantiza que todos los costos estén incluidos en el plan de gestión de costos.
¿Por qué es importante la estimación de costos del proyecto?
La estimación y gestión de costos es una parte esencial de la gestión de proyectos. El gerente de proyecto es responsable de crear el presupuesto más preciso posible, utilizando una estructura de desglose de costos y técnicas de estimación. Estas estimaciones son la base para el control de costos.
El presupuesto del proyecto incluye costos directos e indirectos para calcular el costo total de entregar el proyecto a tiempo y cumpliendo con los estándares de calidad. Es decir, todo lo que se necesite para que el proyecto tenga éxito debe considerarse durante el proceso de estimación, lo que ayuda a evitar sobrecostos durante la ejecución.
Al estimar los costos de un proyecto, es importante contar con las mejores herramientas para calcular un presupuesto preciso. ProjectManager es un software de gestión de proyectos con diagramas de Gantt y funciones de gestión de recursos que te ayudan a controlar los costos del proyecto. Descubre cómo ProjectManager puede ayudarte a estimar tus costos empezando una prueba gratuita de 30 días.